¿Cómo enfrentar desvíos y proteger la rentabilidad de tu agencia?

Volver a poner el tema dinero en la mesa de conversación con tus clientes puede ser incómodo. Más aún cuando ya se cerró un presupuesto, se firmó un acuerdo y el proyecto está en marcha.

Sin embargo, el 93% de lasagencias reconoce que sus presupuestos iniciales sufren desviaciones. De acuerdo con los datos del último COR Report , sólo el 7% logra mantener el proyecto dentro del plan acordado.

Con estos números, renegociar fees debería ser la regla, no la excepción. Aunque en la práctica, sabemos que no lo es. ¿Por qué?

Temor a dañar la relación con el cliente. Muchas agencias evitan tocar el tema por miedo a parecer poco profesionales o generar fricciones. Prefieren absorber los desvíos y “compensarlo en otro proyecto”, lo que solo perpetúa la falta de rentabilidad.

Falta de datos concretos para justificar la renegociación. Sin visibilidad clara del tiempo invertido, del alcance ejecutado vs. lo presupuestado, y del esfuerzo real del equipo, se vuelve difícil sentarse a negociar con argumentos sólidos.

Cultura del “hacer más por lo mismo”. En muchas industrias creativas aún se celebra la sobre entrega como un valor agregado. Sin embargo, esto erosiona márgenes y agota equipos.

Desconocimiento del impacto financiero del desvío. Sin un control financiero asociado a la operación diaria, las agencias no siempre dimensionan cuánto dinero están perdiendo por no renegociar a tiempo.

Dar claridad al concepto de renegociación implica entender que se trata de defender larentabilidad, el valor del trabajo, y la salud del equipo. ¿Cómo enfrentarlo de manera profesional? Hay ciertas estrategias que permiten tener mayor claridad al momento de iniciar el proceso.

• Anticipación. Por un lado, anticipar los desvíos con visibilidad operativa, ya que la mejor renegociación es la que se prevé con anticipación. Si tu agencia tiene visibilidad sobre los avances del proyecto, las horas invertidas y los entregables realizados en tiempo real, podés actuar antes de que el desvío sea inmanejable.
• Datos. No es suficiente el argumento de que determinadas tareas tomaron más tiempo del previsto. Es preciso mostrarlo con números: horas efectivamente invertidas vs. horas estimadas, entregables fuera de alcance inicial, feedback excesivo o cambios de último momento. Cuanto más objetiva y visual sea tu presentación, más profesional será la negociación.
• Control y reevaluación. Una buena práctica es incorporar checkpoints en tus proyectos donde se revisan avances, desvíos y posibilidades de ajustes. Esto genera espacio para renegociar sin sorpresas ni tensiones.
• Acuerdos flexibles. Los acuerdos cerrados no tienen porqué ser inamovibles. Podés incluir cláusulas que contemplen reevaluaciones del fee si hay desvíos mayores al 15% o si se incorporan nuevas solicitudes por parte del cliente.
• Normalizar la conversación. Renegociar no es pedir más dinero: es ajustar el precio al valor entregado. Cambiar el enfoque de “cobrar más” a “reflejar lo que vale el trabajo” ayuda a desactivar tensiones y abrir un diálogo más saludable con el cliente.

Si el 93% de las agencias tiene desvíos, no se puede seguir actuando como si fueran una excepción. Las mejores agencias del mundo están aprendiendo a renegociar mejor: con datos, con herramientas y con argumentos sólidos.

Y el resultado no es solo mejor rentabilidad, sino también relaciones más transparentes y sostenibles con sus clientes.

Renegociar no es fallar. Es gestionar profesionalmente la complejidad real de cada proyecto.

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