Chega uma oportunidade. O cliente quer uma proposta em 48 horas. E a primeira coisa que o responsável pelo projeto faz não é pensar no escopo nem no time ideal para executá-lo, mas tentar reconstruir mentalmente quem está disponível, em que cada um está trabalhando e até quando.
Essa reconstrução não existe em nenhum sistema. Existe na cabeça de quem está há mais anos na firma.
Na maioria das consultorias, a alocação de recursos ainda funciona assim: uma conversa com o sócio, uma revisão da planilha compartilhada, uma estimativa de quando termina o projeto anterior. Com essa informação fragmentada, toma-se uma decisão que compromete semanas de trabalho de várias pessoas — às vezes de perfis que já estão no limite da sua capacidade.
O problema não aparece no momento da decisão. Aparece três semanas depois, quando um consultor está com 140% da sua capacidade ocupada, os prazos começam a se mover e ninguém tem muito claro como chegaram a esse ponto. Ou aparece no final do projeto, quando se faz o cruzamento de horas e descobre-se que a margem não foi a esperada.
O mais custoso de operar sem visibilidade prévia nem sempre é o projeto que é executado mal. Às vezes é o talento que se perde. Um consultor que trabalha consistentemente acima da sua capacidade não diz isso em uma reunião. Diz quando apresenta o pedido de demissão.
Planejamento de recursos
O planejamento prévio de recursos não é um processo exclusivo das firmas maiores ou mais sofisticadas. É a condição mínima para tomar decisões de staffing com critério, defender uma proposta com dados reais e comprometer prazos que o time consiga cumprir.
Saber com antecedência quantas horas cada perfil tem disponível, em quais projetos estão alocados e qual é a carga projetada para as próximas semanas muda completamente a qualidade dessa decisão inicial. Não elimina a incerteza própria de qualquer projeto de consultoria, mas deixa de depender da memória de uma única pessoa e de suposições que ninguém consegue verificar.
As firmas que começam a planejar com essa visibilidade não apenas executam melhor. Vendem com mais confiança, porque sabem exatamente o que podem comprometer e o que não podem.
Visibilidade = decisões acertadas
Ferramentas como o COR permitem centralizar em um único dashboard a carga de horas de cada consultor, sua alocação por projeto e sua capacidade disponível nas próximas semanas. Isso dá visibilidade sobre os recursos disponíveis antes de comprometer um time ou de impactar um projeto.
Adotar softwares de gestão que resolvam esse tipo de problema operacional não é uma mudança de processo menor. É passar de gerir com base em suposições para gerir com base em informação real, disponível no momento em que mais se precisa.
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