Como enfrentar desvios e proteger a rentabilidade da sua agência?

Falar de dinheiro com o cliente pode ser desconfortável. Ainda mais quando o orçamento já foi fechado, o contrato assinado e o projeto está em andamento.

No entanto, 93% das agências reconhecem que seus orçamentos iniciais sofrem desvios. De acordo com os dados do último COR Report , apenas 7% conseguem manter o projeto dentro do planejado.

Com esses números, renegociar deveria ser a regra – e não a exceção. Mas, na prática, sabemos que não é bem assim. Por quê?

Medo de prejudicar a relação com o cliente. Muitas agências evitam tocar no assunto por receio de parecerem pouco profissionais ou causarem atritos. Preferem absorver os desvios e "compensar no próximo projeto", o que apenas perpetua a falta de rentabilidade.

Falta de dados concretos para justificar a renegociação. Sem visibilidade clara sobre o tempo investido, o escopo executado versus o orçado e o esforço real da equipe, torna-se difícil negociar com argumentos sólidos.

Cultura do “fazer mais pelo mesmo”. Em muitas indústrias criativas, a superentrega ainda é celebrada como valor agregado. No entanto, isso corrói a margem de lucro e esgota os times.

Desconhecimento do impacto financeiro dos desvios. Sem um controle financeiro integrado à operação, muitas agências não têm real noção de quanto dinheiro estão perdendo por não renegociar a tempo.

Dar clareza ao conceito de renegociação significa entender que se trata de defender a rentabilidade, o valor do trabalho e o bem-estar da equipe. A seguir, algumas estratégias fundamentais:

• Antecipação. A melhor renegociação é a que se antecipa. Se sua agência tem visibilidade em tempo real sobre o avanço do projeto, as horas investidas e os entregáveis concluídos, é possível agir antes que o desvio se torne incontrolável.
• Use dados como aliados. Dizer que algo levou mais tempo não basta. É necessário mostrar com números: horas efetivamente investidas vs. estimadas, entregas fora do escopo original, excesso de feedbacks ou alterações de última hora. Quanto mais objetiva e visual for a apresentação, mais profissional será a negociação.
• Ponto de controle e reavaliação. Inclua checkpoints nos projetos para revisar o progresso, identificar desvios e discutir possíveis ajustes. Isso cria espaço para renegociar sem gerar surpresas ou conflitos.
• Acordos flexíveis. Contratos fechados não precisam ser imutáveis. Você pode incluir cláusulas que prevejam revisões de fee em caso de desvios acima de 15% ou em situações de novas demandas por parte do cliente.
• Normalizar a conversa sobre valor. Renegociar não é pedir mais dinheiro – é ajustar o preço ao valor entregue. Mudar o foco de “cobrar mais” para “refletir o valor do trabalho” ajuda a reduzir tensões e fortalece a relação com o cliente.

Se 93% das agências enfrentam desvios, não dá para seguir agindo como se fossem exceções. As melhores agências do mundo estão aprendendo a renegociar melhor: com dados, com ferramentas e com argumentos consistentes.

E o resultado não é apenas maior rentabilidade — mas relações mais transparentes e sustentáveis com os clientes.

Renegociar não é falhar. É gerenciar profissionalmente a complexidade real de cada projeto.

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