Cómo contar las horas facturables en los bufetes de abogados

Las horas facturables son conocidas por muchos profesionales hoy en día. Muchas industrias tienen trabajadores que facturan según el tiempo invertido en desarrollar o entregar un proyecto, como los freelancers y los contratistas. Muchas otras industrias y mercados verticales que se concentran en la creatividad y la resolución de problemas necesitan emplear algún tipo de control del tiempo en sus proyectos para conseguir la información necesaria para establecer precios, como las empresas de desarrollo de software o las agencias de marketing y publicidad.

En el sentido más básico, las horas facturables son el tiempo de trabajo dedicado a un cliente que debe ser pagado. Pero el trabajo facturable no siempre es tan simple: en la práctica jurídica las cosas son un poco distintas y un poco más complejas. Los desafíos que enfrentan los abogados al ofrecer sus servicios legales se complican por los requisitos de horas facturables en los bufetes de abogados.

Una posible solución para algunos de esos problemas que afectan el trabajo de los abogados es adoptar ciertos procedimientos para llevar un control del tiempo, a fin de conseguir una mejor comprensión de la distribución del día de trabajo, de cuánto deberían ser las tarifas y de cuánto deberían ser las facturas para mantener rentable esa práctica. Veamos cómo son los profesionales jurídicos y cómo pueden mejorar su facturación.

Los bufetes de abogados y los abogados tienen una gran carga de trabajo en su día a día. Necesitan cumplir con un tiempo mínimo de trabajo para sus clientes, y eso significa un volumen mínimo de horas facturables cada año. Existe una enorme presión por alcanzar ciertas metas y ciertos requisitos mínimos de horas facturables para conservar el trabajo.

Y eso ni siquiera considera las muchas formas en que los profesionales jurídicos están presionados: la necesidad de actualización constante, que implica analizar grandes cantidades de texto y recopilar información para evaluar un caso con precisión, escuchar a los clientes y ofrecerles su consejo profesional, y lidiar con tareas administrativas. Todas esas acciones consumen mucho tiempo y pueden escapar a su registro en las planillas que dictan el alcance de lo que constituye una hora facturable.

Existe una particularidad en los estudios: los empleadores pagan por las horas trabajadas, y no solo por las facturables. Pero para que el bufete mantenga sus márgenes, les exige a sus empleados cumplir un mínimo de horas facturables por año para mantener su posición, ya que estas firmas les cobran a los clientes por las horas facturables directamente invertidas en su caso, y esas horas deben cubrir los salarios de los empleados, los gastos generales y sostener la rentabilidad.

Este tema puede ser agotador para los empleados, sumado al hecho de que se deben considerar las muchas otras tareas que consumen tiempo pero están fuera del alcance de lo que se le puede cobrar al cliente. El promedio de horas facturables que un abogado debe alcanzar es de aproximadamente 1890, y los profesionales jurídicos necesitan trabajar muchas horas para cumplir ese criterio.

Un informe de la Escuela de Derecho de Yale señala la gran diferencia entre las horas reales y las facturables. Si el objetivo es trabajar 1800 horas facturables por año, eso se traduce en 2420 horas de trabajo, y eso es sin tomar licencias por enfermedad ni días personales, y sin contar las horas de viaje al trabajo, con jornadas de aproximadamente 10 horas. Puede haber algunas diferencias según el mercado jurídico en el que se trabaje: si es un estudio pequeño, uno de interés público o si está en una ciudad chica. Estos últimos quizás decidan invertir más tiempo en capacitación, desarrollo de clientes o en dedicarse a nuevos segmentos del mercado.

Emplear un software de gestión que cuente con funciones de control del tiempo para ayudar con la carga de horas puede ser vital en los mercados actuales. La tecnología jurídica avanzó mucho, y hoy existen soluciones para simplificar el registro del tiempo que se invierte trabajando en proyectos. Otra ventaja de estas herramientas es que aportan una gran cantidad de datos que pueden ayudar en la facturación, mejorando la precisión y la cantidad de horas facturables.

Veamos más de cerca las diferencias entre lo que constituye una hora facturable y lo que no.

Horas facturables

• Realizar investigaciones pertinentes para el caso de un cliente.
• Desarrollar y trabajar en dicho caso.
• Comunicarse y dar feedback a un cliente por correo o llamadas.
• Reunirse con clientes o con la otra parte de un caso.
• Revisar y modificar un trabajo por fallas en la comunicación con un cliente o por cambios en el contexto del caso.

Básicamente, las horas facturables son horas de trabajo aplicadas al caso de un cliente.

Horas no facturables

• Trabajo relacionado con hacer avanzar el lado comercial del estudio.
• Responder correos internos o correos no relacionados directamente con un caso.
• Hacer networking, participar de cursos o cualquier otro tipo de capacitación.
• Reuniones internas, informes anuales, seminarios de trabajo en equipo, etc.
• Planificación para el crecimiento del negocio.
• Tareas administrativas y procedimentales.
• Buscar nuevos clientes y desarrollar una mejor relación con los actuales.
• Pausas para almorzar, viajes, llamadas personales o cualquier otro tipo de intervalo de índole personal.

Lo importante acá es que la mayoría de las tareas dedicadas al crecimiento personal o de la empresa no se pagan. Cualquier trabajo realizado para un cliente se considera facturable, sí, pero al mismo tiempo algunas tareas no se tienen en cuenta. Muchos empleados no consideran que un correo de tres minutos sea lo suficientemente importante para registrarlo, y ese es un error operativo interno.

Crear espacio para el crecimiento comercial y la escalabilidad depende de alcanzar un número suficiente de horas facturables que garantice una operación rentable. Necesita ser lo bastante rentable para invertir tiempo no facturable en mejorar la práctica jurídica.

Existen varias maneras de reducir la cantidad de horas no facturables para tener un día más dedicado al cliente. Gracias a las funcionalidades de los softwares de gestión modernos, es posible automatizar ciertas tareas y mejorar las tasas de utilización de los empleados.

Usar plantillas para la comunicación y las respuestas legales puede facilitar tareas que exigen la creación y redacción de escritos largos. Esto puede ser muy beneficioso en el trato con los clientes: enviar reportes frecuentes ayuda a disminuir su ansiedad y a mantenerlos informados sin tener que invertir largas horas en llamadas para contarles pequeñas novedades. Algunos softwares incluso tienen funcionalidades que permiten incluir a los clientes en la solución, con acceso limitado a su proyecto específico. Eso mejora el vínculo entre el abogado y el cliente, y aumenta la confianza en el estudio y en su trabajo.

Otro aspecto positivo de usar softwares modernos reside en la posibilidad de automatizar tareas administrativas, que consumen mucho del tiempo facturable de los abogados. Reportes automáticos de costos, cálculos estimativos de rentabilidad y una organización fácil y precisa basada en información son cosas que diferencian a un estudio organizado y ágil de uno que apenas sobrevive. Las herramientas de gestión impulsadas por inteligencia artificial son beneficiosas a largo plazo, porque permiten ver qué proyectos, servicios y clientes son rentables o costosos, lo que a su vez hace que ejecutivos y gerentes tomen mejores decisiones para el futuro de la empresa.

Las personas por lo general no dedican tiempo suficiente ni le dan la importancia necesaria a la definición de precios. Es el corazón de la operación, y es aún más importante cuando se administra una empresa de servicios profesionales.

Una regla simple sería establecer una tarifa horaria para las horas facturables, rastrear y registrar esas horas, sumarlas, multiplicarlas por la tarifa, agregar impuestos o gastos extra y listo. Si fuera tan simple. La verdad es que el costo principal de la producción de servicios legales es el tiempo invertido por los empleados en los casos, y ahí es donde debe haber conjuntos diferenciados de información que muestren cómo se invierten esas horas.

Para conocer la rentabilidad que un bufete puede alcanzar, se necesita una herramienta confiable de control del tiempo que permita entender de dónde vienen los costos de la empresa. A veces los empleados creen que no vale la pena reportar períodos cortos de tiempo invertido, y es comprensible, pero a la larga los segundos se transforman en minutos, los minutos en horas y las horas en días perdidos. Con funciones de estimación de tiempo este problema se resuelve, porque un empleado solo necesita hacer pequeñas modificaciones antes de enviar su planilla.

Eso se traduce en una representación más precisa de los esfuerzos que dedica el talento. Con una gestión más completa de la información, es posible ver qué afecta las necesidades de tiempo de los empleados: quizás se invierte más tiempo del pensado en conversaciones con los clientes, que podría trasladarse a las horas facturables. Quizás las reuniones son más largas por la mañana, y saberlo permite moverlas a la tarde. Quizás las tareas administrativas consumen demasiadas horas, y sería más eficiente contratar un asistente.

Estos tipos de cambios también pueden mejorar el ambiente de trabajo y permitirles a los empleados cumplir con las horas facturables necesarias una vez que los procesos se vuelven más ágiles, lo que hace que puedan aplicar sus conocimientos jurídicos en una empresa mejor gestionada.

Una métrica útil para esta industria es la tasa de utilización de los empleados. No apunta a asustarlos ni a agotarlos, sino a entender mejor cómo funcionan las cosas y cómo los números acompañan esa narrativa. Las tasas de utilización de empleados (o EU, por Employee Utilization) son las mejores métricas para conocer la productividad de un negocio. Básicamente, muestran cuánto del tiempo disponible de un empleado se usa para realizar tareas facturables. El cálculo es así:

Calcular el EU puede ayudar a determinar si los problemas de un bufete son resultado de una cuestión interna, quizás un flujo de trabajo inadecuado, o si surgen de otro lado. La información es la clave para tener un estudio mejor y más rentable.

Como mencionamos antes, el motor detrás del trabajo jurídico se basa en los esfuerzos y las horas invertidas por el talento. Por eso, cuando los bufetes establecen metas para sus horas facturables consideran la rentabilidad y los resultados, pero no todas las empresas tienen en cuenta que los abogados sufren mucha presión para mantenerse dentro de sus horas facturables. Eso es muy perjudicial para el negocio, porque deriva en altas tasas de rotación, y la rotación es muy costosa.

Existen muchos datos que justifican esas preocupaciones. En 2017, la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos explicó que la tasa promedio de rotación de la fuerza laboral estadounidense era del 15,1%. El informe más reciente de la Fundación NALP para la Investigación y Educación en la Carrera Jurídica mostró que la rotación en la industria legal era del 18%, y si eso no parece mucho, significa que 15 de cada 20 abogados dejaron el empleo en seis años. Entre los motivos declarados, muchos incluyeron malos estándares de calidad de trabajo, baja productividad, búsqueda de personal por parte de otras empresas que ofrecen mejores beneficios y la búsqueda de un mejor equilibrio entre vida personal y trabajo.

Las altas tasas de rotación impactan negativamente en el negocio. Después de la capacitación recibida al ingresar a una empresa, el año dedicado a aprender los detalles de un área específica del mundo jurídico y de la firma se pierde, y esa pérdida la soporta únicamente el estudio. Incluso los abogados más apasionados y trabajadores necesitan tiempo libre y jornadas realizables.

Las funciones de control del tiempo pueden ayudar con este problema. La visualización en tiempo real de la carga de trabajo de los empleados ayuda a organizar las tareas de forma más eficaz, y la automatización de tareas impulsada por inteligencia artificial junto con la gestión de tareas ayuda a brindar una imagen más clara y transparente de las horas necesarias para completar un trabajo. Estas herramientas ayudan a crear un mejor ambiente de trabajo y a disminuir la sobrecarga y el desgaste. Recordemos: los empleados sanos producen trabajos de mejor calidad, lo que aumenta el valor del servicio ofrecido.

En COR valoramos mucho el trabajo que realizan las empresas de servicios profesionales. Son una de las bases de nuestra economía. Queremos ayudarlas a recuperar el valor real que aportan, a cuidar mejor de sus empleados y a mantenerse rentables mientras lo hacen.

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