Quando um projeto muda de rumo e quando as pessoas envolvidas têm que refazer partes completas do trabalho é um pesadelo para qualquer gerente de projeto. Infelizmente isso ocorre com muita frequência em diversos setores, como no de marketing, publicidade, desenvolvimento de software, produção e construção.
Isto significa que as empresas têm perdas não somente em relação a produtividade, mas também financeiramente. Afinal de contas, perde-se um tempo valioso quando temos que trabalhar novamente em partes do projeto que supostamente já estavam concluídas. Lembre-se que no mundo do trabalho o tempo é dinheiro, e que você deveria pagar os empregados quando eles têm que refazer partes de um projeto.
O caminho que leva a realização de um projeto quase nunca é linear. Podemos observar esta questão principalmente quando trabalhamos com clientes e cujas expectativas e especificações devemos sempre considerar e atender. Então, como deveríamos abordar o fato de termos de refazer um trabalho? Como podemos minimizar este tipo de situação e evitar que esse tipo de trabalho afete o orçamento, a produtividade e os prazos?
O que significa trabalho refeito?
Refazer um trabalho significa implementar mudanças em qualquer projeto de negócios e exige que as pessoas tenham que refazer partes extensas de trabalhos que já tinham sido concluídos. Isso ocorre devido aos desafios e obstáculos enfrentados tanto no início do plano quanto no seu desenrolar, dificultando sua realização.
Refazer o trabalho é uma das opões a serem consideradas quando as equipes enfrentam um problema mais grave. Uma opção seria iniciar o projeto novamente, o que consumiria mais tempo, mais recursos e seria muito cansativo para os empregados. Quando você tem essas duas opções como gerente de projeto ou como líder de negócios, na maioria das vezes você optaria por refazer o projeto
Por que isso ocorre?
Há vários motivos pelos quais opta-se por refazer o trabalho. Os motivos mais frequentes são:
Baixa qualidade
Um dos motivos pelos quais você tenha que trabalhar novamente em alguns aspectos do projeto tem a ver com o nível esperado. Talvez haja defeitos ou erros óbvios que devem ser solucionados. Por exemplo, durante o desenvolvimento de um software geralmente surgem erros durante os testes de qualidade. Quando os engenheiros de QA (garantia de qualidade) detectam falhas, elas são documentadas e notificadas aos desenvolvedores de software para que possam ser solucionadas.
De qualquer forma, todos os setores apresentam problemas de qualidade. Se um produto apresentar falhas, o correto seria refazer partes do trabalho para poder solucioná-las.
Mudanças ou confusões sobre as expectativas
Caso você trabalhe com um cliente, o mais provável é que tenha que solucionar ou refazer coisas devido ao fato de as partes terem ideias diferentes a respeito das expectativas do que querem alcançar. Talvez as expectativas não tenham ficado claras desde o início ou o cliente tenha ideias que não estão alinhadas com as da empresa.
Diferenças de opinião
Do mesmo modo, talvez você tenha opine de forma diferente com relação ao que significa um trabalho de qualidade ou a como alcançar os objetivos estabelecidos. Também poderiam ocorrer diferenças relativas à criatividade (algo que pode ocorrer caso a pessoa trabalhe em um projeto criativo como no caso de uma campanha publicitária) ou diferenças com relação ao que querem alcançar com o cliente ou sobre como fazê-lo.
Mudanças nos requisitos ou no escopo do projeto
Os requisitos, as principais visões e os objetivos a serem alcançados como equipe deveriam estar claros desde o início, mas isso não significa que não serão modificados. Caso os clientes queiram adicionar ou modificar os requisitos ou ampliar o escopo do projeto, o mais provável é que o trabalho tenha que ser refeito. Por esse motivo é fundamental especificar os requisitos desde o início.
Coma afeta o projeto e o orçamento ter que refazer o trabalho?
Ter que refazer um trabalho com certeza afeta de algum modo o projeto e seu orçamento, mas a extensão desse impacto pode variar.
Custo
Como foi dito anteriormente, ter que refazer um trabalho representa um gasto, porque você tem que pagar os empregados para que refaçam partes do projeto e talvez tenha que comprar mais materiais também. Além do mais, isso pode causar demoras na apresentação do produto, afetando, portanto, o balanço e diminuindo os lucros.
Tempo para a realização do projeto
Caso seja necessário implementar mudanças, o tempo para a realização do projeto será consequentemente estendido. Afinal de contas, ter que refazer partes importantes do projeto significa passar mais tempo trabalhando para sua conclusão. Portanto, isso fará com que haja demoras na sua conclusão e prejudicará os empregados e o cliente.
Moral da equipe
Além disso, devemos considerar a moral dos membros da equipe. Mesmo que você estiver ocupado tentando atender às necessidades dos clientes e das partes interessadas, é igualmente importante considerar a resposta de sua equipe quando tem que refazer um trabalho. Talvez eles se sintam exaustos ou esgotados ao ter que refazer partes do trabalho, principalmente se a quantidade de trabalho for grande.
Como incluir o tempo gasto para refazer trabalhos ao elaborar um orçamento?
É impossível não afetar o balanço geral quando temos de refazer um trabalho. Do mesmo modo, não podemos prever tudo o que pode dar errado e o impacto que terá no orçamento. É importante entender, desde o início, que surgirão momentos nos quais será necessário refazer trabalhos já concluídos, portanto, o ideal é considerar este aspecto quando estivermos elaborando um orçamento.
Conhecer o setor
Seu conhecimento a respeito do setor funcionará como um ponto de partida para que inclua no orçamento os trabalhos que deverão ser refeitos. Dependendo da área, provavelmente você saiba que tipo de problemas poderão surgir e em que momento do projeto deverá refazer partes do trabalho. Portanto, use esse conhecimento já no início para detectar problemas que poderiam surgir e exigir que o trabalho fosse refeito. Logo, considere como esses problemas poderiam afetar o orçamento do projeto e o que você poderia fazer para que os custos fossem razoáveis.
Comunicação clara com os clientes e com as partes interessadas
Grande parte do trabalho que deve ser refeito ocorre devido a problemas de comunicação entre os trabalhadores, os clientes e as partes interessadas. Isso pode ser evitado se desde o início se somos claros e transparentes. Devemos evitar o uso de linguagem ambígua nos contratos e nas discussões e devemos nos certificar de que os clientes e interessados entendam os requisitos, as expectativas quanto ao produto, o processo completo de produção e os custos envolvidos.
Igualmente, informe os clientes e as partes interessadas a respeito de como os trabalhos refeitos e mudanças nos requisitos poderão afetar o custo e os prazos do projeto, para que não sejam pegos de surpresa caso isso ocorra.
É fundamental revisar esses pontos-chave detalhadamente. Mesmo que você não consiga abordar todas as falhas de comunicação ou todas as confusões que possam surgir, poderá pelo menos minimizá-las se for transparente ao comunicar-se.
Como diminuir o trabalho refeito
Em qualquer setor, ter de refazer um trabalho é algo lamentável. Erros humanos, erros das máquinas e problemas ocorrem. Apesar de ser pouco provável conseguir eliminá-los por completo, é possível tomar medidas para que a quantidade de trabalho a ser refeito esteja dentro de limites aceitáveis.
Como diminuir a quantidade de trabalho refeito? Seguem alguns exemplos:
- Supervisionar os empregados novos e os que realizam projetos que sejam complexos.
- Pedir aos empregados que falem a respeito de suas preocupações em qualquer etapa fundamental do processo.
- Certificar-se de que a tecnologia e as ferramentas utilizadas sejam modernas e de alta qualidade.
- Apresentar as equipes, as partes interessadas e aos clientes os objetivos, requisitos e metas, já desde o início.
- Identificar e informar todos os riscos associados ao projeto.
- Aperfeiçoar os processos de identificação de erros e falhas desde o início para evitar ter que refazer partes extensas do projeto.
- Comunicar-se com os clientes e as partes interessadas com frequência durante todo o projeto.
- Definir os papéis e responsabilidades com clareza.
- Criar relatórios depois do término dos projetos para identificar quais foram os problemas e como poderiam ser evitados no futuro.
Como já sabemos, não podemos controlar todos os aspectos de um projeto, nem evitar todos os problemas. O que podemos, sim, é evitar que ao ter de refazer um trabalho isso prejudique os processos e a empresa.
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