Guia Rápido de Seguimento do Tempo

O tempo faz com que o mundo dê voltas, principalmente no que diz respeito às empresas de serviços profissionais. O tempo perdido e as horas não faturáveis são os dois principais motivos que levam as empresas a perderem dinheiro. Como já foi dito várias vezes, você não precisa trabalhar mais, mas deve trabalhar de forma mais inteligente.

Muitas empresas sofrem com os aumentos na concorrência em seu setor, os serviços profissionais são ainda mais afetados com isso. Além disso, administrar um negócio ficou ainda mais complexo se considerarmos os problemas causados pelo crescimento repentino do trabalho digital e remoto. Vejamos, então, como o controle do tempo pode melhorar a saúde financeira geral, a administração dos recursos, entre outros aspectos.

As horas de trabalho são as menores unidades a serem utilizadas para medir e organizar o trabalho e nunca foram tão relevantes quanto nos dias de hoje. Como todas as tarefas são diferentes, não sabemos quantas horas são necessárias para realizar cada uma delas. Algumas podem levar vários dias, já que é necessário esperar que outros colegas e colaboradores de outras áreas deem sua opinião. Outras podem levar apenas alguns minutos, enquanto outras tarefas podem exigir do empregado mais de um dia de trabalho.

Mesmo quando não é estabelecido um paralelo específico em relação ao tempo, as empresas e os empregados costumam determinar alguns parâmetros de tempo. Entretanto, esse processo é subjetivo, visto que se baseia num enfoque de “tentativa e erro” e, portanto, depende da experiência pessoal de quem avalia a tarefa como um todo. A experiência e a subjetividade podem ajudar, porém, se a pessoa que atribui as tarefas for de outra área ou departamento, surgirão problemas posteriores também.

Isso pode representar um problema para os gerentes de projeto, visto que eles atribuem tarefas cheio de boas intenções, mas sem nenhum parâmetro de tempo, sobrecarregando as equipes com trabalho. Neste caso, o controle de tempo deveria ser realizado.

As funções de controle de tempo resolvem esses problemas, já que coletam informações concretas e as utilizam para fazer uma estimativa do tempo que é levado para realizar uma tarefa repetitiva. Saber o tempo que leva para realizar cada tarefa aumenta a rentabilidade e permite que as empresas identifiquem os trabalhos que são monótonos e repetitivos e que poderiam ser automatizados

Controlar o tempo é o ponto principal na otimização e fluxos de trabalho. Quando as empresas têm esses relatórios disponíveis, é possível ter acesso a várias informações além das planilhas de tempo e dos fluxos de trabalho. Esses relatórios podem mostrar aos empregados que não levam a sério o controle do tempo, problemas que não são tão óbvios. Vamos supor que temos que ligar várias vezes para um cliente e refazer o trabalho. Se esse cliente trabalhou com muitos empregados, talvez não queiram mencioná-lo. Entretanto, se realizamos o controle do tempo e dos recursos necessários para refazer o trabalho, poderíamos chegar a reduzir o tempo de reunião ou limitar esse tipo de trabalho.

As empresas estão percebendo cada vez mais que o controle do tempo pode ajudá-las a melhorar seus processos internos. Porém, o uso de um software de controle poderia fazer com que muitos empregados ficassem preocupados, já que muitos deles se consideram desatualizados ou antiquados e acham que este recurso controlaria sua rotina de trabalho.

Contudo, o controle do tempo pode ser uma forma eficaz de evitar o esgotamento e a saturação do talento e, isso se aplica principalmente a indústria de serviços profissionais. Os gerentes de projetos e as equipes recebem tarefas e trabalhos constantemente, e os empregados são a peça-chave que movem esses projetos e que geram renda, portanto o tempo é algo valioso para eles e para a empresa.

Através das ferramentas de controle do tempo é possível criar um registro do tempo exigido para a realização das tarefas. Posteriormente, essas informações podem ser utilizadas para fazer uma estimativa precisa de quanto tempo será necessário para realizar tarefas similares. Ao ter uma ideia precisa das horas exigidas para a realização de uma determinada tarefa, será possível então:

• Estabelecer prazos e datas de entrega de forma precisa
• Calcular quantas horas serão necessárias para realizar um projeto
• Administrar os recursos de forma mais eficiente
• Evitar que os clientes tenham expectativas pouco realistas
• Calcular os custos dos projetos e, consequentemente, estabelecer uma tarifa rentável
• Avaliar a quantidade de membros e colaboradores necessários

Se o gerente de projetos souber que para realizar determinada tarefa o empregado trabalhará o dia todo, por exemplo, ele poderá, então, evitar atribuir-lhe mais tarefas. Do mesmo modo, se tiverem que atribuir aos empregados mais tarefas, eles poderão observar o volume de trabalho de cada membro da equipe e distribuir as tarefas para a pessoa que estiver disponível. Esta é uma forma eficiente de evitar as horas extras.

O controle do tempo é útil para organizar e administrar os recursos e os gastos de forma mais eficaz. Esta ferramenta é fundamental para administrar os recursos de projetos individuais, de clientes e de diferentes serviços. O controle do tempo permite que os gerentes de projeto, os executivos de nível C e os colaboradores externos tenham uma ideia do tempo exigido para a realização de cada tarefa e de quanto tempo levaria para elaborar cada produto entregável. Deste modo, os gerentes de projeto podem se organizar devidamente, evitando então o esgotamento e/ou podem fazer as devidas correções.

O controle do tempo pode melhorar a qualidade dos serviços prestados e informar os gerentes caso haja uma tarefa que posso ser atribuída a um terceiro. Além disso, é possível avaliar o tempo que é necessário para realizar uma tarefa e decidir se o tempo gasto para realizar uma tarefa ad hoc poderia ser gasto para realizar tarefas mais comuns. Ou talvez fosse mais eficiente organizar determinado treinamento para que a equipe aprendesse um novo tipo de serviço.

Além dos benefícios mencionados anteriormente, o controle automático do tempo melhora a gestão de recursos. As equipes costumam registrar nas planilhas de tempo as tarefas que foram realizadas, mas as chamadas aos clientes, as sessões de brainstorming e pesquisas associadas a projetos são algumas das tarefas que geralmente não são contabilizadas. Estas atividades poderiam representar pouco tempo, mas à medida que somamos este tempo, elas podem representar muitas horas. Talvez um empregado não considere uma reunião de 20 minutos com o cliente algo faturável e decida não registrar este tempo em suas planilhas.

Ao contrário, uma função automatizada de controle de tempo consideraria este tipo de evento do dia, de forma geral, e proporcionaria ao empregado a opção de marcá-los como “corretos” no final do dia, nutrindo deste modo o sistema de informações e criando um precedente relativo à duração dessas reuniões.

Outro aspecto positivo com relação ao controle automático de tempo é a disponibilidade atualizada dos membros em tempo real. Se uma pessoa receber uma tarefa de três horas, por exemplo, sua agenda será atualizada para que todos possam vê-la. Os gerentes de projeto conseguem ver as atualizações em tempo real e, portanto, poderão administrar melhor os recursos.

Ao incluir informações nos softwares é possível, também, calcular os recursos financeiros necessários para determinado projeto, o que proporciona uma melhor organização e ajuda os gerentes de projeto a controlar os gastos. As informações vão ficando cada vez mais precisas com o passar do tempo e os dados estarão disponíveis já no início do ciclo de vida de um projeto. Se desde o início já sabemos que um projeto levará pelo menos 1000 horas, podemos, então, considerar este aspecto no momento de negociar as tarifas. Além disso, podemos deixar de oferecer serviços ou produtos que não sejam rentáveis.

Quando as funções de controle de tempo são combinadas com nossa inteligência artificial, é possível aproveitar ao máximo todos os benefícios oferecidos, tais como o registro histórico de informações da extensão das tarefas. As previsões vão ficando mais precisas a medida em que mais informações são coletadas. Para as empresas que precisam realizar o controle do tempo e faturar por hora, nossa função de controle automático do tempo pode mudar suas vidas.

Quando os empregados estão descansados eles trabalham melhor e de forma mais inteligente, e podem ajudar a criar um ambiente de trabalho mais leve. Eles também poderão aprender com mais facilidade, poderão ser bem-sucedidos e proporcionarão um serviço melhor, para o benefício das empresas.

Com uma solução de software customizada você consegue aproveitar melhor seus serviços de forma integral, solucionar problemas e melhorar as operações.

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