Guia Rápido do Software de Gestão de Projectos

A maioria dos softwares de gestão de projetos são úteis para uma grande variedade de indústrias e profissões: foram desenvolvidos para se ajustarem a muitas necessidades genéricas e reconhecíveis em muitos campos. Como foram criados para o consumo em massa, os softwares estão dirigidos a todos, de pequenas equipes a grandes empresas horizontais.

No entanto, o que ocorre quando uma empresa com requerimentos especiais tenta utilizar soluções genéricas em suas operações? Muitas ferramentas não possuem as funcionalidades necessárias que algumas indústrias verticais exigem para se destacarem naquilo que fazem. Há muitas opções disponíveis no mercado atual; vejamos o que elas são capazes de fazer, que tipo de necessidades podem satisfazer e quais não.

As indústrias, companhias ou empresas verticais possuem um enfoque especial para um público alvo específico ou dentro de um mercado particular, abrangendo múltiplas indústrias. Elas prestam serviços ou produtos específicos requeridos por um número pequeno de indivíduos, em virtude das necessidades particulares de seu ofício, profissão ou indústria.

As empresas horizontais e verticais se diferenciam no que tange à escolha de seu público alvo. Por conseguinte, as ferramentas e suporte que de que precisam para melhorar cada área e departamento de suas operações, ou seja, as soluções de software implantadas, deveriam também ser diferentes.

As soluções de gestão de projetos verticais foram criadas para uma indústria ou empresa vertical, levando em conta os requerimentos particulares que necessitam para agilizar seus fluxos de trabalho. Estes softwares proporcionam as funcionalidades necessárias para dar apoio aos problemas e complicações diárias que possam surgir.

Graças ao seu design, estes softwares otimizam os processos, liberando os empregados da execução de tarefas maçantes e longas e, portanto, ajudam as empresas a melhorar a rentabilidade. Entre as companhias que podem se beneficiar de uma solução, estão as empresas de serviços profissionais, independentemente de seu campo de trabalho, já que o tipo de trabalho realizados por elas têm problemas similares.

Estas empresas, normalmente, enfrentam desafios para manter a eficiência e a rentabilidade, quando aumentam o tamanho de suas operações ou quando buscam penetrar em novos grupos de clientes. Por que ocorre isto? Pode haver muitas razões e, às vezes, estão fora do raio de ação das empresas. Porém, para algumas coisas há solução, como aumentar a margem de lucro e os canais de comunicação, apoiar os empregados com as tarefas fastidiosas e centralizar as informações relevantes para facilitar a tomada de decisões baseada em dados.

Não ser bem sucedido na hora de criar um caminho viável e sustentável que possa melhorar os empreendimentos futuros pode prejudicar um negócio. A informação e o conhecimento sobre os processos internos de uma empresa aplicáveis às operações diárias são fundamentais para resolver esses problemas e esta questão é um dos principais problemas que as ferramentas horizontais não resolvem. Como estes softwares não cobrem todas as áreas, muitas empresas utilizam mais de uma ferramenta, dependendo de suas necessidades, e uma informação descentralizada é sinônimo de informação perdida.

Mesmo se as ferramentas pudessem proporcionar uma integração ou uma interface de programação de aplicativos (ou APIs, por suas siglas em inglês) simples, haveria uma falta de informação que atrasaria o trabalho de uma empresa. Como se resolve isso? A eficácia e o rastreamento são fatores fundamentais da otimização de processos e da agilização das operações.

As ferramentas verticais ajudam as pessoas a desenvolver e a organizar seu trabalho ou estudos, e muitos as escolhem por seus planos gratuitos ou freemium. Estes softwares apresentam funcionalidades básicas de gestão como atribuição de tarefas, planilhas, lembretes de prazos de entrega ou disponibilidade. Alguns, inclusive, fornecem possibilidades de implantar APIs em plataformas populares como Google Drive ou Dropbox, mas nem tudo está incluído em seus serviços gratuitos ou de baixo custo.

E isso é genial! Pode ajudar os estudantes ou pequenas equipes, mas as indústrias verticais exigem outro nível de sofisticação. As soluções únicas carecem do design específico que as indústrias verticais necessitam. As soluções integrais, por sua vez, podem ajudar a solucionar os vários problemas enfrentados por estes empreendimentos. Pelo fato de centralizar a informação e as operações, podem dar um panorama transparente e claro sobre o rendimento de uma empresa.

A tendência atual do mercado mostra uma maior especialização de várias linhas verticais. À medida que o conhecimento general aumenta, as empresas e as organizações cobrem partes particulares de seus campos e, em virtude do aperfeiçoamento de diversas práticas específicas, os novos mercados “adaptados” estão em alta. Estes últimos exigem talento especializado e soluções de negócios sob medida.

Muitos deixam de experimentar as soluções integrais por medo de que as tarifas sejam mais altas do que as das versões premium das ferramentas únicas. Mas, como estas não cobrem as complexas exigências das empresas verticais, precisam utilizar múltiplas ferramentas para diferentes requerimentos, o que significa ter que pagar várias licenças de software, treinar os empregados para utilizarem diferentes plataformas e, havendo problemas, precisar acudir a mais de um centro de suporte.

Os softwares integrais resolvem todos estes problemas de forma simples.

Utilizar softwares de gestão de projetos holísticos e integrais traz muitos benefícios. Para as operações, cuja criatividade e resolução de problemas constituem suas principais tarefas, a gestão de projetos pode ser complicada. Cometer falhas na hora de planejar os calendários e de estabelecer datas de entrega para tarefas subjetivas e dependentes pode fazer desandar por completo um projeto.

As ferramentas integrais prestam apoio centralizado em cada etapa do trajeto e reúnem um registro histórico para diagnósticos e análises futuras. Estas são algumas de suas funções que podem aumentar a eficiência operacional:

• Gestão de tarefas. Administrar e atribuir tarefas e sub-tarefas é um aspecto vital dos fluxos de trabalho. E contar com uma ferramenta eficaz pode ajudar a organizar as equipes que não compartilham um espaço de escritório no presente. Na era pós Covid, muitos empregados utilizam uma metodologia de trabalho híbrida, e a estipulação de prazos, o controle de tarefas e a visualização de projetos pode melhorar seu trabalho em grande medida. Em particular, os project managers podem enfrentar desafios neste sentido, portanto, ter uma visualização completa das linhas de tempo pode proporcionar um entendimento mais profundo daquilo que deve ser feito e de que maneira.
• Colaboraçã****o da equipe. Graças às funcionalidades de mensagens presentes em cada projeto, as equipes podem se comunicar, tendo ao mesmo tempo acesso ao histórico no painel do projeto em questão, reduzindo o vai e vem e economizando tempo para as pessoas envolvidas. Todos os membros do projeto podem aceder aos documentos e revisar os entregáveis sem perder o rastro de nenhum e-mail importante. Manter um registro da comunicação também pode ajudar no longo prazo. Está precisando de um arquivo específico de muitos anos atrás? Talvez o empregado que gerenciou o projeto já não trabalhe nessa empresa, mas a informação continua lá, pronta para ser usada.
• Planejamento e organizaçã****o. Contar com uma ferramenta que inclua cálculos de controle de tempo pode ajudá-lo a não estabelecer prazos pouco realistas e a ter que pedir ao talento que trabalhe mais do previsto. O melhor das soluções integrais é que são eficazes em suas funções interconectadas: com as funcionalidades de controle de tempo, você será capaz de calcular quantas horas levará para completar um projeto e organizar sua execução baseado nisso. Planejar pode ser complicado e, se for feito de forma incorreta, prazos de entrega podem não ser cumpridos, criando um ambiente de trabalho estressante para a equipe.
• Gestão de recursos. Com o conhecimento prévio de cálculos de tempo, você pode obter informação sobre quanto custará um projeto e alocar os recursos necessários pertinentes. Os recursos humanos podem ser particularmente difíceis de administrar, mas, sabendo quantas horas aproximadas exigirá um projeto para ser concluído, você poderá saber também quantos colaboradores precisará desde o início. E, tendo uma melhor ideia sobre os custos iniciais, você estará melhor posicionado para negociar tarifas e estabelecer uma estratégia de fixação eficaz de preços.
• Relatórios em tempo real. Você sabe qual é a área mais rentável de sua empresa? Seria possível saber facilmente se seu software possuísse uma função de geração de relatórios. Pelo fato de utilizar as informações provindas de outras funcionalidades, os softwares integrais podem gerar relatórios em tempo real, o que permite realizar análises cruzadas de grupos de informação em qualquer momento com apenas um clique. Você poderá ver também quais são os clientes mais valiosos, que produtos ou serviços são mais rentáveis e até mesmo fornecer informação importante aos departamentos financeiros, de pesquisa e desenvolvimento para ajudá-los a planejar. Então, estes dados podem ser utilizados para escalar, melhorar os fluxos eficazes de trabalho e até para aumentar a margem de lucro.

As boas ideias de negócios já não são suficientes, porque mesmo o empresário mais brilhante pode fracassar diante da pressão externa e dos problemas. Utilizar as ferramentas adequadas pode ajudar você a evitar perigos ocultos e a saber o que ocorre em cada passo do negócio.

Quando você dispõe de uma solução de software capaz de ajudar no ciclo completo de vida do projeto, da gestão de tarefas à análise de rentabilidade, você estará aplicando uma mentalidade de inteligência de negócios que otimiza suas operações, prestando assistência na tomada de decisões financeiras baseadas na informação.

Você já não perderá seu tempo, nem esquecerá os prazos de entregas ou aceitará projetos não rentáveis que desperdicem o tempo de seus empregados. Você sabe daquilo que precisa para crescer no mercado, e nós sabemos como ajudar para atingir seus objetivos. No COR, estamos no negócio de prestar apoio às empresas. Nossa missão é melhorar a eficácia e a rentabilidade de nossos parceiros. Realizamos isso de uma forma holística com nossa solução integral para permitir a você melhorar em cada passo do caminho.

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