As agências de marketing e publicidade são um centro neurálgico de talento. Como nem todas as agências são iguais em termos de tamanho e especialidade, navegar entre os numerosos departamentos e funções de uma agência pode ser complicado.
Se você é um profissional de marketing, é provável que já tenha considerado trabalhar em uma agência. Os benefícios podem ser atraentes. Os empregos em agências de marketing costumam ser mais abundantes do que posições de marketing para clientes, e a remuneração pode tornar essas oportunidades muito atraentes.
Quando falamos de posições em uma agência, estamos realmente discutindo tipos de emprego. Em um ambiente caótico onde os clientes são deuses e os prazos são fatais, as fronteiras entre esses trabalhos se confundem.
Não é estranho que uma pessoa realize mais de uma tarefa, nem que um grupo de pessoas faça malabarismos com a mesma tarefa, passando-a de um para o outro. O que importa é que o trabalho seja bem feito dentro de um período de tempo específico. Definir "bem feito" e um prazo concreto. Para isso, precisamos retroceder alguns passos e falar sobre relacionamento com clientes, coordenação de equipe e gestão de tempo.
As carreiras de marketing geralmente incluem pelo menos uma temporada em uma agência. No entanto, algumas pessoas são mais adequadas para a vida de agência do que outras. Neste artigo, falaremos sobre os benefícios que a COR oferece para os cargos em uma agência e os de trabalhar em uma agência usando o software. Mas, primeiro…
A adoção de uma nova ferramenta de trabalho às vezes pode ser um matiz
O mundo dos negócios e da vida profissional não param de escalar e evoluir a um ritmo que às vezes é difícil de acompanhar, mas é necessário tornar a vida mais fácil por todos os meios. Portanto, não é surpresa que sua agência implemente novas ferramentas, como a COR, para agilizar processos, melhorar o trabalho em equipe e fazer com que suas equipes precisem de menos tempo para completar tarefas. E ainda assim, por mais intuitivas que sejam, essas ferramentas geram muitos tickets de suporte para suas equipes internas. Pior ainda, alguns podem ser relutantes em usá-las e nunca as utilizam, apegando-se, por exemplo, a planilhas manuais.
Não é suficiente escolher apenas uma boa ferramenta para sua equipe. Se sua equipe não as usa, não serve. Então, como promover a adoção da COR pelos usuários para aproveitar ao máximo seu investimento e ver resultados?
Para implementá-lo com sucesso, você deve estabelecer um processo claro. Siga os passos a seguir e traga alegria e admiração para sua equipe.
Reconheça suas necessidades
O primeiro passo para implementar uma nova ferramenta é reconhecer suas necessidades e objetivos previstos. Cada nova ferramenta ou serviço responde a um ponto fraco: um desafio que reduz receitas, produtividade ou a satisfação dos funcionários. Anote o problema que você espera resolver com a COR e seus marcos para um processo de implementação bem-sucedido. Sem seus desafios e metas como guia, é impossível traçar um caminho que o leve a um ambiente de trabalho melhor.
Dê alguns dias
Antes de se comprometer com uma nova ferramenta e fazer um investimento financeiro, faça sua lição de casa.
Enquanto testa a ferramenta, tenha em mente as seguintes perguntas:
- Esta aplicação é intuitiva e amigável para o usuário?
- Oferece uma melhoria razoável em relação ao nosso processo atual?
- Nos ajudará a alcançar nossos objetivos?
- Como melhorará ou facilitará nosso trabalho?
Um pouco de trabalho manual garante que sua nova aplicação seja eficaz o suficiente para justificar uma grande mudança. Se você estiver pronto para implementá-la após 30 dias de teste todas as manhãs, comece a se preparar para a transição.
Compartilhe com sua gerência
A resposta para a pergunta "Como esta ferramenta melhorará a vida de seus funcionários?" é seu argumento perante a gerência. Quando você introduz a mudança, lidere com o ponto fraco de sua empresa. A má planificação desanima a equipe de gerência e contribui para o absenteísmo? Ofereça uma solução bem planejada.
Seus gerentes definem as diretrizes para as transições, ajudando a reunir apoio em torno de um novo produto. Eles também são a melhor opção para conseguir que os retardatários se juntem à mudança. O trabalho do gerente é ajudar as pessoas a atravessar a ponte para que se sintam confortáveis com a tecnologia, para que a utilizem e para que entendam como melhora suas vidas". Certifique-se de enfatizar o quanto você aprecia seu apoio enquanto sua empresa avança em uma direção diferente.
Escolha o gerente de projeto para a tarefa
Por mais tentador que seja assumir o leme de um novo processo de implementação, identificar um gerente de projetos pode ajudar a conseguir que todos se juntem ao projeto. Escolha um membro da equipe que demonstre excelentes habilidades de comunicação, habilidades tecnológicas e o desejo de crescer profissionalmente.
Ao dar a um gerente ou a um em formação a oportunidade de liderar a transição, você adiciona outra pessoa à causa. Explique o papel do gerente de projetos: para que atue como pessoa de contato do projeto, desenvolva a formação e responda a qualquer desafio que possa surgir. Ofereça seu apoio e orientação, planejando a transição junto com seu novo gerente de projetos.
Evangelize a COR
Agora, você precisa fazer com que todos embarquem. Enquanto introduz uma ferramenta em sua organização, evangelize o produto. No mundo das startups, "evangelizar" refere-se ao processo de popularizar uma ferramenta com entusiasmo e paixão.
Ao se tornar um evangelista da ferramenta, você se torna um exemplo para os funcionários céticos que, de outra forma, poderiam resistir a uma mudança positiva.
Personalize o aprendizado prático
Em vez de oferecer um workshop e convocá-lo por um dia, ofereça outras opções. Considere compartilhar o acesso a um treinamento interativo ou a recursos da agência que lançaram sua ferramenta.
Adote um treinamento individualizado para garantir o comprometimento dos funcionários com o processo, em vez de desconectar durante as reuniões da empresa. Enfatize o aprendizado prático e divirta-se. Ao desenvolver associações positivas com este novo produto, você promove um ambiente com visão de futuro mais propenso a adotar novas ferramentas.
Pronto, Teste
Escolha uma oportunidade de baixo estresse para testar sua ferramenta. Suponha que você tenha algumas cafeterias em diferentes pontos da cidade, avise os funcionários com antecedência e escolha um turno de pouco movimento para implementar a ferramenta. Fique disponível, junto com o gerente de projeto, para ajudar os funcionários a se adaptarem ao novo procedimento.
Na medida do possível, implemente a COR mantendo o processo anterior como backup. Enquanto sua equipe se adapta a uma nova ferramenta que lhes diz respeito, eles sempre podem recorrer aos seus antigos métodos em caso de uma emergência de trabalho. Embora seja mais lento, essa abordagem favorece uma transição mais estável.
Peça feedback sincero
Seu pessoal sabe como fazer seu trabalho melhor do que outros, para uma integração bem-sucedida na dinâmica de trabalho, considere suas opiniões. Para incentivar os funcionários a dar seu feedback sinceramente, estabeleça horários de expediente nos quais você e seu gerente de projeto estejam disponíveis para falar sobre a nova ferramenta.
Estabeleça também uma forma anônima de compartilhar ideias, para que os funcionários saibam que podem fazê-lo sem dar seu nome.
Faça ajustes conforme necessário
Você ou seus funcionários compartilharam desafios ou feedback negativo? Investigue um pouco para ver se você pode neutralizar o problema. Expresse suas necessidades e você poderá otimizar o sucesso da aplicação da COR todos os dias.
Implemente a ferramenta
Agora que reconheceu seus pontos fracos e objetivos, evangelizou o produto e integrou os feedbacks, está pronto para desdobrar a ferramenta em toda a sua empresa. Se tem várias empresas sob sua direção, pense o que é mais realista: um lançamento simultâneo ou outro escalonado.
Então, agora que explorou como implementar o COR com sucesso no seu local de trabalho, vamos prosseguir com os benefícios encontrados em cada membro da sua equipe.
Benefícios para seus empregados
Usuários de alto nível
O trabalho para os trabalhadores de alto escalão implica manter os clientes satisfeitos e a vantagem que isso traz é levar a relação um passo adiante. Eles podem orçar projetos rapidamente com um serviço pré-estabelecido criado por eles, têm total transparência sobre os fluxos de trabalho, o que é crucial para os clientes porque a abertura neste processo é vital.
Entre outros benefícios, os empregados de alto escalão destacam a possibilidade de visualizar qualquer desvio dos valores acordados em tempo real, o que facilita as renegociações. O acesso a informações críticas a qualquer momento e lugar, que permite obter um panorama mais amplo e claro dos custos gerais, desempenho e lucros. Isso permite prever melhor os próximos projetos e seus tarifários de associação e antecipar possíveis riscos financeiros.
A possibilidade de ter uma visão geral de alto nível ajuda a criar dinâmicas de trabalho mais saudáveis e flexíveis. Não terá que estar semana após semana procurando novos empregados, o desgaste deixará de ser um problema. Assim, neste cenário todos ganham.
Colaboradores
Como colaborador, você pode visualizar suas tarefas pendentes, mas também o seu gerente de projeto possui uma visão clara das suas horas disponíveis. Isso não quer dizer que não exista a sobrecarga de trabalho, mas acontece menos do que antes.
O acompanhamento do tempo pode ser tedioso. O COR sugere automaticamente quanto tempo pode demandar uma tarefa, por isso, você pode usar seu tempo livre para adiantar outros projetos. Permite usar a linha de tempo do seu projeto, que é ideal para estabelecer prioridades. Agora, não tem que viver a sensação de estar em falta com o seu gerente de projetos.
Os gerentes de projetos
Você pode criar projetos usando modelos e, ao dispor de uma estimativa de tempo automática para cada tarefa atribuída, pode ter uma visão completa do fluxo de trabalho da sua equipe na visão do diagrama de Gantt; tão rápido como sempre quis.
É como ser um cirurgião de projetos que pode prever datas de entrega e distribuir os recursos com precisão extrema, o que evita o esgotamento dos seus empregados, que estarão mais do que agradecidos. É possível ver o foco de cada cliente e assim ver se precisa de mãos extras.
Permite uma compreensão simples dos relatórios de gestão que tornam seu trabalho mais simples, tanto para o seu chefe quanto para o seu cliente. Esqueça de inserir suas informações de forma manual, que estarão disponíveis para quando você precisar.
Agora, vamos aos benefícios mais amplos que traz para a sua agência no conjunto.
Benefícios para a sua agência
Os benefícios são incontáveis. Ferramentas como o COR, um software de gestão de agências tudo-em-um, pode ser o único que nos impede de jogar tudo para o alto e ter um colapso total. Sem isso, pode-se encontrar afogado em um mar interminável de planilhas, post-its e papelada. Para levar adiante os projetos, são necessárias as ferramentas adequadas. Aqui estão algumas áreas nas quais o COR pode ajudar.
Uma melhor comunicação e uma colaboração de equipe
Agora que tem toda a informação em um lugar, pode delegar as tarefas facilmente, etiquetar os membros da equipe nos comentários e desfrutar das funções para compartilhar documentos. O COR faz com que manter informados os membros se torne mais fácil, mesmo dos planos e detalhes mais pequenos do projeto.
Também evita se perder no que de outra maneira seria uma salada de emails, mensagens instantâneas por chat, ou até notas escritas à mão. Isso é muito vantajoso para as equipes que usam metodologia ágil.
Saber quem deve trabalhar em quê também evita confusões, permite acompanhar os avanços e fomenta a conclusão pontual das tarefas. Além disso, reduz os atrasos causados pela falta de sistema e faz com que o processo de planejamento do projeto se mantenha organizado. Além disso, quando cada arquivo tem um lugar, todo mundo pode encontrá-lo, pedir e receber opiniões é mais rápido e a informação nunca se perde.
Outra grande vantagem de ter um fácil acesso a toda esta informação é a comodidade de contar com dados confiáveis na hora de comunicar-se com os clientes sobre o estado e outras questões.
Gestão de recursos melhorada
A gestão de recursos é vital para qualquer equipe de projeto, seja você parte de uma agência, um contratante, dedicar-se ao marketing criativo ou fornecer serviços de produtos profissionais. Seja qual for o seu destino, terá que controlar e alocar recursos como mão de obra qualificada e não qualificada, horários do pessoal, horas faturadas e não faturadas, orçamentos de projetos e instalações, recursos de construção, e muito mais.
Os recursos mais importantes são o tempo da sua equipe, a capacidade e os cronogramas. O COR pode ajudar com a gestão do tempo por meio do uso de funções para a criação dos calendários de trabalho, os diagramas de Gantt, a organização da sua equipe, o acompanhamento do tempo investido nas tarefas, a reserva de equipamentos e locais e a análise de para onde vão os recursos.
Relatórios de projetos mais simples e analíticas
O COR não só hospeda seus dados, mas também oferece informações sobre muitos aspectos dos seus processos e projetos. Disporá de painéis para personalizar e elaborar relatórios de um olhar, assim como de uma solução de inteligência empresarial em profundidade que variará em potência de uma ferramenta de gestão de projeto para outra.
O próximo na fila é o relatório dos projetos, que é uma forma comum de compará-lo com suas métricas e visualizá-lo de uma forma que possa:
- Ajudá-lo a elaborar estratégias baseadas em informações práticas.
- Melhorar seus processos atuais para reduzir as perdas de tempo e orçamento.
- Comunicar informações com clareza às partes interessadas nas diferentes fases do ciclo de vida do projeto.
Dados de projeto organizados e centralizados
Com o COR não importa em que tipo de projeto está trabalhando, pode centralizar com segurança os dados do projeto. O resultado é um sistema organizado de informação que fomenta a transparência e adiciona funções de colaboração.
Com uma única fonte de informação, cada membro da equipe pode trabalhar nos documentos adequados, realizar atualizações em tempo real e ter a segurança de que todos os demais participantes no projeto sabem quando foram realizadas as mudanças.
Não mais busca tediosa dentro dos emails procurando em cada pasta a informação que falta enquanto tenta fazer malabarismos com suas tarefas individuais.
Trabalho remoto melhorado
Agora que todos os seus dados se encontram no COR, toda a sua equipe pode acompanhar o progresso do projeto, consultar as datas de entrega, incorporar-se a um novo projeto ou trabalhar de qualquer lugar, sempre que disponham de conexão à Internet.
Esta ferramenta é oferecida como um serviço; o que significa que paga uma tarifa mensal e pode conectar-se a ela a qualquer momento e lugar mediante uma aplicação para iOS ou Android, o navegador web que preferir ou todas as opções anteriores.
As soluções de COR vêm tanto com funções de aplicações como ferramentas de acompanhamento do tempo. Ambas soluções juntas fazem com que a gestão de equipes remotas seja mais fácil e transparente para todos os envolvidos.
Melhor gestão do orçamento
Permanecer dentro do orçamento e economizar tempo são prioridades fundamentais em todo momento. Você pode ver seus dados, recursos, como eles são usados, o planejado versus o uso atual e muito mais. Essas informações, juntamente com as funcionalidades de compartilhamento de arquivos, permitem a você e sua equipe fazer ajustes e desenvolver estratégias.
O COR inclui a previsão orçamentária, que analisa os dados de projetos anteriores e elabora estimativas precisas para os projetos atuais e futuros. A maioria das ferramentas de gestão de projetos pode ser personalizada para também acionar alertas e notificações se o orçamento previsto for excedido.
É possível resumir dados orçamentários complexos e apresentá-los em relatórios legíveis que podem ser distribuídos a investidores e partes interessadas. Como gerente de projetos, é seu trabalho organizar e comunicar esta informação regularmente; as ferramentas de gestão de projetos podem ajudar a fazê-lo rapidamente enquanto reduzem erros de inserção manual.
O software de gestão de projetos geralmente oferece várias formas de transmitir os dados orçamentários chave às partes interessadas: painéis personalizáveis, URLs públicas/compatíveis e relatórios imprimíveis ou exportáveis para distribuição por correio postal ou eletrônico.
Identificação e mitigação de riscos
O COR pode mostrar-lhe uma visão mais ampla de como as suas informações se encaixam. Com relatórios, visões e várias formas de ver seus dados, torna-se mais fácil detectar problemas e oportunidades e tomar medidas a respeito quando necessário. A gestão de riscos é multifacetada, portanto, você vai querer acompanhar tanto oportunidades quanto ameaças.
Os riscos podem oferecer tantas vantagens quanto desvantagens; é seu trabalho como gerente de projeto avaliar a tolerância ao risco das partes interessadas, apresentar avaliações de risco precisas e elaborar planos de contingência para os piores cenários.
O COR pode ajudá-lo a traçar e visualizar sua análise SWOT (pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças) e comunicar o panorama completo de forma clara, concisa e fácil de interpretar para todas as partes interessadas, clientes, parceiros e sua equipe interna.
Padronização de processo aumentada
À medida que sua equipe cresce, seus processos tornam-se mais sofisticados e ninguém que esteve lá durante o desenvolvimento terá dificuldade em se atualizar. Com o software de gestão de projetos, não existe "seu jeito" ou "meu jeito", apenas o jeito da equipe.
Claro, os fluxos de trabalho e as visualizações são personalizáveis, mas o preenchimento de formulários, as convenções de nomenclatura e tudo mais são padronizados, de modo que, quando se trata de integrar alguém novo na equipe, o processo pode ser ensinado com facilidade.
O software do COR oferece diferentes tipos de documentos e sistemas de gestão de informações, o que significa que sua equipe pode construir, armazenar e procurar uma base de dados de padrões de fluxo de trabalho, o que quer dizer que sua equipe pode construir, armazenar e buscar uma base de dados de padrões de fluxos de trabalho e processos. Frequentemente, isso se dá na forma de gestão de projetos.
No entanto, o software mais avançado pode incluir aplicações como formulários de solicitações de projetos personalizáveis e o processamento da automação de fluxos de trabalho, que são ativados quando uma determinada ação é realizada.
Isso garante que o próximo passo adequado seja dado, seja enviar um ping para um membro específico da equipe, atualizar prazos de tarefas dependentes ou solicitar mais informações sobre uma tarefa.
Conclusão
Os benefícios são numerosos, mas o mais importante aqui é perceber que você investiu em sua equipe e em si mesmo. O investimento neste software vai extrair o melhor de sua equipe, sem mais atrasos em e-mails, planilhas complicadas, apenas você, sua equipe e a produtividade, todos no mesmo lugar.
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