Uma em Cada Duas Agências Desconhece Sua Capacidade de Produção

As agências de produção sempre estão buscando formas de maximizar seu processo produtivo e de eliminar as ineficiências, aumentando a produtividade e reduzindo os custos de produção. Dentro do atual ambiente competitivo, as agências investem cada vez mais recursos para um planejamento acurado da produção.

O cálculo das capacidades das linhas de produção constitui um dos passos básicos ao alcance dos fabricantes para saber o rendimento máximo da demanda de seus clientes.

Além disso, a demanda do mercado se baseia nas cifras de capacidade de produção para elaborar planos financeiros sólidos e satisfazer à demanda. As empresas precisam calcular adequadamente a capacidade de produção e informar o gerenciamento da cadeia de suprimentos para tomar decisões empresariais precisas.

Neste artigo, abordaremos as estratégias de planejamento da capacidade para melhorar a produtividade e a eficiência das operações de produção de sua agência.

Mas, antes disso,

A capacidade de produção é o máximo insumo do processo de produção que uma agência pode produzir utilizando seus recursos humanos durante um determinado tempo. Estas métricas são importantes porque informam durante algum tempo a cadeia de valor da tomada de decisões do fabricante, tanto no curto como no longo prazo.

Por exemplo, se as iniciativas de uma empresa de manufatura podem atender a um maior número de pedidos, os responsáveis pela tomada de decisões precisam saber se a operação será capaz de satisfazer o aumento da procura. Além disso, os incentivos dos fabricantes utilizam a capacidade de produção para informar sobre a utilização da mão de obra, bem como sobre as decisões de investimento em se tratando de matérias-primas e instalações.

Portanto, os fabricantes precisam saber qual é a capacidade de produção de suas operações, já que proporciona dados para as decisões administrativas e para as instalações, permitindo às empresas maximizar a eficiência na produção.

Para as empresas que desejarem ampliar suas operações, há algumas opções diferentes que podem ser exploradas para aumentar a capacidade de produção. Algumas dessas opções incluem:

• Acrescentar mais turnos de trabalho

Uma empresa dedicada à fabricação pode aumentar a capacidade de produção estendendo o tempo disponível para produzir. Os fabricantes podem conseguir isso mediante a implantação do pagamento de horas extras para incentivar os trabalhadores a trabalharem mais horas.

Como alternativa, os fabricantes podem adotar um sistema de trabalho por turnos. Diferentes grupos de empregados permitem colocar em funcionamento as máquinas durante mais tempo, aumentando a capacidade de produção de forma significativa.

• Subcontratar a produção

Possivelmente, em algumas ocasiões, sua maquinaria acaba trabalhando ao máximo. Porém, não o suficiente para satisfazer a demanda do consumidor. As empresas produtoras podem aumentar a capacidade de produção subcontratando o trabalho, através de uma empresa, a fim de ajudar a satisfazer a demanda de curto prazo.

• Adotar práticas precisas de fabricação:

As práticas precisas de fabricação garantem que as operações de produção funcionem da forma mais eficiente possível, eliminando assim diferentes formas de desperdícios que podem ser gerados em uma instalação de produção.

Como resultado, todos os insumos são utilizados para garantir que as máquinas e os empregados possam produzir um maior volume de produtos.

• Melhorar a eficiência das equipes

Uma manutenção proativa do maquinário garante o funcionamento permanente e em boas condições dos equipamentos. Em decorrência disso, diminui o tempo morto para interromper as operações de produção.

Maximizando o equipamento global, as empresas podem aumentar as margens de sua capacidade de produção.

• Investir em novas tecnologias

Independentemente do fato de quanto você pode gastar em maquinário, o mesmo deve ser pensado para aumentar a produção. Isto é mais viável quando há equipamentos. É mais viável quando o equipamento existente já funciona plenamente, embora não cumpra os requisitos de capacidade. É importante levar em conta este tipo de investimento nos estudos de casos de empresas que pretendem crescer a longo prazo. Por sua vez, a subcontratação pode ser uma melhor opção para empresas que buscam uma solução no curto prazo para suas fábricas como resultado da sazonalidade, por exemplo.

Se você for um project manager , há três tipos de estratégia de planejamento de capacidade que você precisa conhecer: atrasar, liderar e coincidir. Variam de acordo com sua projeção futura e cada uma delas possui seus prós e contras.

Analisemos com maiores detalhes as diferentes estratégias de planejamento da capacidade.

Estratégia de atraso

O planejamento da capacidade de atraso consiste em aumentar sua capacidade em resposta a um aumento da procura. Por exemplo, imagine que sua agência de marketing digital possui dez designers gráficos. Quando os dez já estiverem ocupados e chega uma nova tarefa de design gráfico, você pode contratar outro designer para cobrir esta necessidade.

Esta pode ser a estratégia de planejamento da capacidade mais adequada se seu empreendimento for estável e se seus recursos costumam permanecer estáveis diante de uma demanda inesperada. Este tipo de planejamento estratégico evita o excesso e o desperdício de recursos, como funcionários ociosos, pois está baseado nas necessidades reais dos clientes.

No entanto, este novo produto ou sistema se denomina atraso porque existe uma discordância entre o aparecimento da demanda e a busca do recurso. Talvez não seja o mais recomendável para as agências incapazes de prever sua demanda. Além disso, pode implicar um maior grau de pressão enquanto você estiver procurando conteúdos de qualidade com pouca antecipação.

Estratégia de liderança

Comparado com as estratégias de regresso, o planejamento estratégico de liderança é um enfoque de planejamento de capacidade mais agressivo, porque está baseado na demanda potencial ou futura.

Voltando ao exemplo de nossa equipe de design gráfico, isto poderia ocorrer se você decidisse prometer aos seus clientes um prazo de entrega de 24 horas para os projetos de design. Pelo fato de ter se dado conta de que, às vezes, seus 10 designers gráficos estão ocupados, você decide introduzir outros cinco integrantes em sua equipe, prevendo um aumento da demanda para seu novo serviço.

A adoção de um enfoque de estratégia de liderança para o planejamento de recursos se concentra na obtenção de uma vantagem em relação aos concorrentes do mercado, já que sua organização já dispõe de uma capacidade adicional prevendo uma elevada demanda. Sua capacidade máxima é alta e sua capacidade de produção está pronta para ser utilizada. Agora, você só precisa ter mais clientes!

Porém, o risco desta estratégia de capacidade de mão de obra é possuir um excesso de capacidade ociosa esperando que a demanda aumente, conforme o previsto.

Isto não diminuiu apenas seu orçamento no curto prazo, mas também, caso não ocorra o aumento da demanda, pode levar você a se arrepender de ter contratado mais gente.

Estratégia de coincidência

A última destas três estratégias de planejamento de capacidade é a estratégia de coincidência. Esta estratégia dinâmica consiste em aumentar constantemente a capacidade atual de produção para responder à demanda.

Novamente, pensemos no cenário dos dez designers gráficos. Durante o início da negociação de um novo contrato, você começa também a selecionar e admitir um ou dois designers adicionais para preencher os requisitos de capacidade de design adicionais. Você está preparado para que surja a demanda dos consumidores, mas não está esgotando seu orçamento para uma demanda que ainda não se concretizou.

A estratégia de coincidência é a mais usada pelas organizações durante a gestão de capacidade porque é menos arriscada do que a estratégia de liderança e possui uma capacidade de recursos melhor preparada, comparada com a estratégia de atraso.

Mediante o monitoramento das tendências de mercado, da adoção de uma estratégia de ajustes e da manutenção do registro das necessidades atuais e das previstas, sua agência será capaz de atender de forma antecipada à demanda, otimizando, por sua vez, a alocação dos recursos.

O planejamento estratégico é essencial para a gestão da capacidade de uma organização. Eis a razão:

• Melhora dos resultados do projeto

Possuir uma estratégia de capacidade, cuidadosamente planejada, ajuda a atingir os resultados do projeto com uma maior precisão. Quando você dispõe dos recursos corretos para o trabalho, cada passo pode ser completado a tempo e pela pessoa dotada das habilidades apropriadas.

Internamente, o planejamento de capacidades também ajuda a melhorar a transparência entre os membros da equipe, pois eles são mais conscientes de suas funções. Isto ajuda a evitar retrocessos e mudanças imprevistas na execução do projeto. A longo prazo, este tipo de estratégia incidirá na fiabilidade e na reputação de sua agência.

• Aumenta o moral dos empregados

O processo de planejamento de capacidade proporciona a você uma visão a longo prazo de seus recursos, beneficiando a maneira mediante a qual você toma suas decisões diárias. Em vez de encorajar o pessoal a trabalhar sem ter a competência para realizar um determinado trabalho, você saberá quando é preciso investir em conhecimentos, contratar e utilizar diferentes recursos.

Deste modo, o planejamento da capacidade ajuda a melhorar a utilização das habilidades da equipe, evitando o esgotamento, o tédio e as expectativas pouco realistas dos integrantes de sua equipe. O resultado? Empregados mais habilidosos, produtivos e engajados.

• É rentável

O fato de não possuir um plano de capacidade significa alguns riscos para a sua empresa. Se sua atual capacidade não fornece recursos suficientes para um projeto futuro, o sucesso deste projeto e sua reputação correm risco. Ao contrário, se você tiver muita capacidade, mas sem a entrada de trabalho suficiente, isso repercutirá em sua rentabilidade.

Um planejamento eficaz de capacidade permite aumentar a margem de lucro, ao preparar você para suas necessidades futuras de recursos. Isto permite a você melhorar a gestão de seus recursos e sua participação de mercado, otimizar a capacidade real de cada integrante da equipe, garantindo atender à demanda de seus clientes em qualquer momento e evitando ainda o efeito gargalo.

• Tomar decisões baseadas em dados

Quando tudo é inserido em uma solução de planejamento de recursos, quer seja em uma folha de cálculo ou em um software de planejamento de recursos, é possível ver como os projetos, os orçamentos e o pessoal estão conectados. Visualizar toda essa informação em um único lugar ajuda você a tomar decisões baseadas em dados concretos.

• Orçamentos mais inteligentes

Prestar aos clientes um excesso de serviços é uma forma fácil de extrapolar seu orçamento. O planejamento de sua capacidade pode ajudar você a:

1. Não ultrapassar as horas de trabalho necessárias para um determinado projeto.
2. Eliminar diálogos incômodos com os clientes sobre faturas onerosas inesperadas.
3. Justificar as negociações quando um aumento do orçamento ou das tarifas for solicitado.

Sabendo quanto custa a mão de obra de cada empregado para cada projeto, você pode tomar decisões mais inteligentes sobre a dotação de pessoal e as alocações. Por exemplo, os empregados principiantes com salários mais baixos podem trabalhar em tarefas de pouco peso. Desse modo, você poderá economizar horas de trabalho de seus empregados mais experientes e caros, alocando-os para realizarem tarefas mais complexas e de alto nível.

Compreender o custo de trabalho de cada um ajudará a alocar as pessoas adequadas para os projetos adequados no momento oportuno, ajustando-se ao mesmo tempo aos orçamentos de seus clientes.

• Evita o esgotamento e o tédio

O planejamento da capacidade ajuda você a manter um número suficiente de pessoal para completar seus projetos, sem ter que obrigá-los a trabalhar horas extras. Ajuda também a fazer com que sua equipe possa ter trabalho suficiente para realizar, o que os mantêm motivados no trabalho. E, finalmente, ajuda a manter uma demonstração de resultados saudável, já que impede os empregados de acrescentar tarefas onerosas aos projetos, só para ter o que fazer.

Ao estabelecer todas as horas previstas de um projeto em uma solução de planejamento da capacidade e compará-las com as horas que pode esperar de seu pessoal, é possível manter os empregados satisfeitos, evitar constantes mudanças dentro da equipe e novas contratações, assegurando que seus serviços não estejam sendo superdimensionados.

• Fique no topo das habilidades

Uma parte do planejamento de capacidade também deveria incluir um inventário de habilidades para saber quais são os empregados que podem completar cada uma das tarefas. Muitas organizações fazem um monitoramento das habilidades de modo informal. Por exemplo, podem esperar que todos os funcionários juniores trabalhem dentro de um certo nível, enquanto que os empregados de maior hierarquia podem trabalhar em tarefas mais complicadas.

O planejamento de recursos permite aos gerentes de recursos levar em conta as habilidades e interesses dos membros da equipe antes de atribuir a eles as tarefas, o que melhora o engajamento da equipe em cada projeto, garantindo uma maior produtividade.

Conhecer as habilidades de sua equipe pode ajudar você a ter sempre ao seu alcance o número adequado de empregados com conhecimentos para trabalhos difíceis ou de alto risco. Além disso, ajuda você a contratar o número exato de pessoal subalterno para realizar tarefas básicas e de menor custo.

• Tomar melhores decisões de contratação

Com um melhor entendimento da carga de trabalho de seu projeto, da disponibilidade de sua equipe e das habilidades disponíveis para sua empresa, você será capaz de tomar melhores decisões de contratação.

Se você estiver duvidando entre empreender ou não um novo projeto, poderá ver imediatamente se seu pessoal atual dispõe de tempo suficiente para assumi-lo. Além disso, caso perceba que faltam habilidades úteis em sua equipe, será mais fácil avaliar se você precisa contratar uma pessoa para um determinado projeto ou se uma nova contratação full-time seria mais útil para trabalhos de longo prazo.

• Sobra tempo para crescer

Quando você possui o número acertado de pessoas dotadas das habilidades adequadas para concretizar seus projetos, você pode começar a considerar o futuro de sua empresa.

Com o tempo necessário orçado para faturar cada trabalho, é possível deixar todo mundo satisfeito, assegurando que ainda há tempo para melhorar. Os empregados apreciarão a oportunidade de expandir suas habilidades. Os clientes vão adorar os novos serviços que você poderá fornecer e o nível de experiência de seus empregados. E, para falar a verdade, você vai adorar ver como os clientes e os empregados satisfeitos impactarão em suas margens de lucro.

Como foi analisado previamente, a capacidade de produção fornece ao pessoal de gestão chave e aos executivos comerciais informação vital para tomarem decisões de amplo espectro sobre suas operações.

A determinação da capacidade de produção de empresas fabricantes varia de acordo com seu tipo de operações. Por exemplo, calcular a capacidade de produção para uma operação muito diversificada e de baixo volume será bem diferente do que a de uma empresa com um alto volume, que produz em massa.

O primeiro obstáculo para obter sua capacidade de produção é determinar a capacidade horária das máquinas. Isto significa determinar o número hipotético de horas que podem ser utilizadas por uma máquina para criar produtos.

Com estes dados, é possível calcular a capacidade de produção para uma atividade que produza um tipo de produto, levando em conta o tempo empregado para fazer um único artigo.

Portanto, a fórmula da capacidade de produção:

A capacidade de produção de um artigo: capacidade por h

Peguemos o exemplo de uma empresa têxtil que fabrique camisetas estampadas. Os empregados trabalham 8 horas por dia usando impressoras para vestimentas para fazer as camisetas. Os trabalhadores levam 15 minutos para fazer uma camiseta.

Capacidade de hora por máquina: 8*20: 160 horas por máquina

Tempo para realizar uma camiseta: 0.25 horas

Capacidade de produção: 160 / 0,25 = 640 camisetas por dia

O planejamento da capacidade é útil e necessário em qualquer momento para assegurar que sua oferta seja capaz de satisfazer a procura. Isto significa que, independentemente de envolver uma semana, um mês, um trimestre, um ano ou mais, o planejamento da capacidade sempre é uma boa ideia e uma regra geral a ser considerada.

Em muitas empresas, recai sobre seus líderes e gerentes muitas obrigações. Entre suas responsabilidades, estas abrangem:

• Fazer um monitoramento das equipes autônomas
• Estar ao par da mudança de prioridades
• Preparar-se para tarefas imprevisíveis
• Estruturas da matriz
• Dirigir trabalhadores remotos
• O espaço entre o trabalho real e o planejado

Com tantos quesitos em jogo, não faz sentido avançar sem um plano. Possuir uma estratégia de planejamento de capacidade é uma maneira estupenda de superar os desafios que, certamente, surgirão.

O planejamento de capacidade é uma ótima maneira de investir seu tempo porque ajuda você a abordar eventuais inconvenientes, tirar proveito dos benefícios decorrentes do planejamento, melhorar o rendimento da equipe e agilizar suas tarefas comerciais para aumentar a eficiência.

A implantação do software do COR ajudará você a conseguir um melhor planejamento de capacidades. Com suas funções de gestão de projetos, gestão de recursos e gerenciamento do tempo, você verá como esta plataforma se adapta perfeitamente às suas necessidades.

O planejamento de capacidades ajudará você a se sentir mais seguro no gerenciamento de sua empresa. Com a possibilidade de ver as cargas de trabalho e os orçamentos dos projetos, bem como a disponibilidade de seu pessoal, você será capaz de tomar decisões mais inteligentes, de forma mais rápida.

Você poderá entender quando convém assumir mais trabalho sem que diminua a qualidade ou aumente o esgotamento da equipe. Além disso, você poderá saber quando contratar novos integrantes para sua equipe ou quando colocar o foco no desenvolvimento de habilidades, conforme o trabalho a ser realizado.

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