Do planejamento manual ao
Capacity Planning global
em tempo real
Como uma consultoria com operações em mais de 15 países consolidou sua transformação operacional com a COR como sistema nervoso do seu negócio.
Indústria
PR, Comunicação e Consultoria Global
Usuários
+1.200 em múltiplos países
Sede
Madri, Espanha
Operações
Europa, LATAM e EUA
Quem é a LLYC?
Uma consultoria global que opera em três continentes
A LLYC (Llorente y Cuenca) é uma consultoria global de comunicação e assuntos públicos com presença em mais de 15 países, mais de 1.400 funcionários e ações negociadas em bolsa.
Opera por meio de três unidades de negócio: LLYC (PR, comunicações e gestão de crises), BESO (agência criativa) e Apache (mídia). Reconhecida pelo seu rigor na gestão de reputação corporativa e pela sua capacidade de executar projetos globais de alta complexidade.
"Estamos em um momento-chave para nós. Uma das coisas que sentíamos falta nas nossas soluções atuais era ter um sistema de Capacity Management."
— José Manuel Casillas · LLYC, 2023
O contexto
Uma operação global
em transformação
Em 2023, a LLYC estava no meio de uma das mudanças mais importantes da sua história recente: a migração de equipes fixas para um modelo transversal, onde os profissionais são alocados em projetos conforme disponibilidade e skills.
Sem visibilidade de capacidade em tempo real
- Não havia sistema unificado para gerir a capacidade em nível global
- Os DCAPSs trabalhavam com planilhas de Excel manuais para planejar alocações
- Coordenação complexa entre Europa, LATAM e EUA, cada uma com suas próprias lógicas
Conciliação custosa e sem granularidade
- Três bases de dados distintas — conciliá-las levava dois dias inteiros de trabalho
- Sem granularidade para identificar desvios a tempo
- Diretores medidos por EBITDA sem visibilidade de rentabilidade em tempo real
Sistema de apontamento que travava a operação
- Horas lançadas no SAP, descrito pelos próprios usuários como pouco amigável
- Os líderes só viam as horas apontadas no fechamento do mês (dias 2 e 3)
- O duplo apontamento gerava retrabalhos constantes e desconfiança nos dados
Integração tecnológica como condição inegociável
- SAP como ERP global e Salesforce como CRM — precisavam se conectar
- Sem integração com o SAP, a adoção em escala global era inviável
- Um dealbreaker identificado desde o primeiro dia de conversa
A solução
A COR como sistema nervoso
operacional da LLYC
A implementação foi gradual e estratégica: começou com o Capacity Planning e evoluiu para uma plataforma integral de gestão operacional.
Capacity Planning
O núcleo da solução
- Sistema de reserva unificado para todos os DCAPSs da Europa, LATAM e EUA
- Dashboards atualizados a cada 15 minutos: disponibilidade, capacidade e projeções
- Módulo de recorrência que automatiza a alocação mensal
- Integração com o SuccessFactors: licenças, férias e feriados por país
Integração Salesforce ↔ SAP
Rastreabilidade total do projeto
- Projetos ganhos no Salesforce são criados automaticamente na COR
- A Work Order do SAP é vinculada para rastreabilidade completa
- As horas da COR são sincronizadas automaticamente com o SAP toda sexta-feira
- Fim do duplo apontamento — um único sistema de registro
Time Tracking
A COR como única fonte de verdade
- Desde janeiro de 2026: toda a operação global lança horas na COR (não no SAP)
- Cruzamento em tempo real: horas reservadas vs. horas reportadas
- O Google Calendar automatiza até 80% do lançamento de horas
- Gestão de desvios antes do fechamento do mês — e não depois
Project Management
Expansão em curso
- A Zeus (Valência, adquirida em 2025) migrou para a COR para projetos e time tracking
- A Lambert (EUA, adquirida em 2024) opera com Rate Cards na COR integradas ao SAP
- Substituindo ferramentas anteriores em múltiplas operações
- Um padrão operacional para todas as aquisições futuras
Resultados
Quase dois anos de implementação.
Resultados que se medem em EBITDA.
15 min
Atualização dos dashboards
Os DCAPSs passaram de planilhas de Excel manuais para dashboards em tempo real. Luis González e Jonathan Liege fecharam 2025 atingindo suas metas pela primeira vez.
2 dias
De conciliação eliminados
O cruzamento de horas reservadas vs. reportadas na COR eliminou o processo manual que travava os diretores a cada fechamento de mês.
1 único
Sistema de apontamento
A integração COR-SAP substituiu o lançamento manual. As horas são sincronizadas automaticamente toda sexta-feira, sem retrabalhos nem erros.
+1.200
Usuários no novo modelo
A COR foi a tecnologia habilitadora da mudança cultural mais importante da LLYC: a migração para um modelo transversal de alocação de talento.
15+ países
Um único padrão operacional
Lambert (EUA) e Zeus (Valência) foram incorporadas à COR como padrão das aquisições, sem ferramentas fragmentadas.
80%
Lançamento de horas automatizado
A integração com o Google Calendar automatiza a maior parte do time tracking, reduzindo a fricção e aumentando a adoção.
Vozes do cliente
O que diz a equipe da LLYC
"A COR deu a eles a tecnologia para implementar o novo modelo de trabalho de maneira eficaz, com melhor visibilidade, e terminar de consolidar esse novo modelo. Agora têm pela frente o desafio do Project Management."
— Luis González · LLYC, 2025
"O piloto com a equipe do Luis foi muito positivo. A percepção da COR para o lançamento de horas é superior à do SAP."
— Jonathan Liege · LLYC, 2025
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O que a LLYC conquistou em dois anos — do Excel ao Capacity Planning global — você pode começar a construir hoje.