Largue o Excel. Como a Vértiz & Asociados recuperou as horas que já estava fazendo, mas não estava cobrando.
Uma firma de outsourcing contábil, payroll e auditoria com mais de 200 profissionais transformou sua operação fragmentada em um painel de controle único — sem mudar seu modelo de negócio nem sua estrutura de equipe.
Operar no ritmo do fechamento, sem perder de vista o negócio
O segmento de consulting accounting tem uma particularidade: trabalha sobre prazos legais inegociáveis. As liquidações tributárias mensais, os fechamentos de balanço, os ajustes anuais do imposto de renda e as auditorias de papéis de trabalho não esperam. A operação gira em torno do calendário fiscal.
A firma tinha uma fotografia clara do problema em cada fechamento fiscal: os seniors absorviam trabalho que poderia ser delegado porque não havia visibilidade de quem tinha capacidade disponível.
"Durante os picos de fechamento, os seniors absorviam trabalho que podia ser delegado, e os trainees chegavam à temporada sem a exposição necessária para operar sozinhos."
Quanto do tempo da equipe é realmente gasto em clientes faturáveis versus tarefas internas, capacitação, e-mails e reuniões de coordenação?
Como projetar a capacidade da equipe para os picos previsíveis de março, abril e dos fechamentos anuais, evitando sobrecarga em seniors e subutilização em trainees?
Quais contas estão consumindo mais horas do que as contempladas no fee e quais poderiam absorver mais trabalho sem tensionar a equipe?
Como identificar as áreas ou os escritórios regionais onde se concentra o esforço não faturável e entender se isso responde a um modelo de serviço ou a uma fuga de tempo evitável?
A isso somava-se um dado qualitativo: a pirâmide profissional do segmento (Trainee → Junior → Semi Senior → Senior → Manager) exige decisões constantes sobre que tipo de tarefa se atribui a cada nível. Sem visibilidade granular, os Seniors acabavam absorvendo trabalho que um Semi Senior podia fazer, e os Trainees não acumulavam as horas de exposição que sua carreira exige.
Do Excel ao painel de controle
A Vértiz & Asociados implementou o COR como seu sistema único de registro de tempo e gestão operacional, integrando-o desde o primeiro dia ao seu fluxo de trabalho: cada profissional lança seu tempo contra cliente, projeto, fee e tarefa.
A implementação seguiu uma lógica deliberada: primeiro, o lançamento de horas em grandes etapas de projeto sem granularidade forçada, para que a equipe incorporasse o hábito sem fricção. Só na segunda fase foi ativado o nível de detalhe por tarefa e cliente. Esse processo em etapas é o que explica os 91% de adoção: não foi uma migração, foi uma incorporação gradual.
Dashboards de utilização por área e escritório
Pela primeira vez, os sócios e team leaders puderam ver em tempo real quanto do esforço da equipe se traduzia em horas faturáveis. O sistema abriu o ratio billable por área (Payroll, Auditoria, Tax, BPO), por escritório e por nível de seniority, revelando onde o modelo operacional estava saudável e onde havia oportunidade de otimizar. O registro de horas também respondeu à exigência de documentação perante o conselho profissional e os padrões ISA/NIA, passando de processo manual a output automático.
Capacity Planning ancorado ao calendário fiscal
O módulo de planejamento de recursos permitiu à Vértiz parar de reagir aos picos e começar a antecipá-los. Com dados de quatro meses de operação, a equipe projetou o spread de demanda entre meses de vale e meses de pico (+25% em média) e planejou contratações e rodízios com antecedência. As áreas de Payroll e Auditoria deixaram de gerenciar o pico com horas extras para gerenciá-lo com redistribuição.
Análise de rentabilidade por conta e por fee
A integração entre lançamento de horas, fee atribuído e custo de horas habilitou uma análise que antes exigia reuniões extensas com finanças: quais clientes são rentáveis, quais consomem mais horas do que as orçadas e onde renegociar termos com dados em mãos. Para uma firma com mais de 700 contas ativas, isso foi determinante para focar a conversa comercial nas contas que mais impactam o resultado.
Mapa de esforço interno e revenue leakage
A distinção entre "cliente faturável" e "tarefa faturável" permitiu quantificar algo que a firma suspeitava: dentro de contas que de fato eram faturadas, havia horas significativas atribuídas a tarefas internas. Essa lacuna — o revenue leakage interno — virou um KPI que o comitê operacional passou a acompanhar mês a mês.
Uma operação mais previsível, rentável e melhor distribuída
Vínhamos de um mundo em que discutíamos a rentabilidade de contas com planilhas que montávamos às pressas para a reunião de sócios. Hoje entramos no COR e a conversa muda: já não discutimos o que aconteceu, discutimos o que fazer. Os dados estão lá, são do dia, e toda a equipe — do Trainee ao sócio — olha para a mesma informação.
Quando o calendário fiscal deixa de ser uma emergência
A Vértiz & Asociados mostra que o primeiro passo não é transformar a firma — é enxergar o que já está acontecendo. Horas que estavam sendo feitas mas não cobradas. Seniors sobrecarregados que poderiam ter delegado. Clientes que cresceram sem ajuste de fee. Toda essa informação existia: estava dispersa em planilhas, na memória da equipe, em e-mails do fechamento do mês.
O COR não mudou o modelo de negócio da Vértiz — tornou-o legível.
Sem mudar seu modelo de negócio nem a estrutura da equipe, a firma fez com que cada hora lançada se transformasse em sinal: sinal de carga, de rentabilidade, de oportunidade. Para uma consultoria que opera contra prazos legais inegociáveis e com um portfólio amplo de contas, essa visibilidade não é um nice to have — é o que permite escalar com previsibilidade, sem queimar a equipe e sem deixar receita sobre a mesa.
Vértiz & Asociados é uma firma fictícia. Os dados, métricas e situações descritas são baseados em casos reais de clientes do COR do segmento de auditoria e outsourcing contábil, cujos nomes foram omitidos a pedido dos próprios.
O que dizem nossos clientes
Perguntas frequentes
A Vértiz & Asociados é uma empresa real?
Não. É uma firma fictícia: os dados, métricas e situações do caso se baseiam em clientes reais da COR do segmento de auditoria e outsourcing contábil, cujos nomes foram omitidos a pedido deles.
Como um escritório contábil implementa a COR?
Por etapas: primeiro o registro de horas por grandes etapas de projeto, para criar o hábito sem atrito, e depois o detalhe por tarefa e cliente. Assim entram dashboards de utilização por área e escritório, capacity planning ancorado no calendário fiscal e rentabilidade por conta e por fee.
Que resultados o caso mostra?
As horas faturáveis sobem 12 pontos, de 71% para 83%; são identificados USD 180K de receita em horas trabalhadas em contas faturáveis, mas registradas como não faturáveis; as áreas core chegam a 87% de ratio billable e a adoção da equipe, a 91%.
Sua firma contábil merece o mesmo rigor que você exige dos seus clientes.
Vamos conversar sobre como o COR pode ser aplicado à sua operação.