De la planificación manual al
Capacity Planning global
en tiempo real
Cómo una consultora con operaciones en más de 15 países consolidó su transformación operativa con COR como sistema nervioso de su negocio.
Industria
PR, Comunicación y Consultoría Global
Usuarios
+1.200 en múltiples países
Sede
Madrid, España
Operaciones
Europa, LATAM y EUA
¿Quién es LLYC?
Una consultora global que opera en tres continentes
LLYC (Llorente y Cuenca) es una consultora global de comunicación y asuntos públicos con presencia en más de 15 países, más de 1.400 empleados y cotización en bolsa.
Opera a través de tres unidades de negocio: LLYC (PR, comunicaciones y gestión de crisis), BESO (agencia creativa) y Apache (medios). Reconocida por su rigor en la gestión de reputación corporativa y su capacidad de ejecutar proyectos globales de alta complejidad.
"Estamos en un momento clave para nosotros. Una de las cosas que echamos en falta con nuestras soluciones actuales es tener un sistema de Capacity Management."
— José Manuel Casillas · LLYC, 2023
El contexto
Una operación global
en transformación
En 2023, LLYC estaba en medio de uno de los cambios más importantes de su historia reciente: la migración de equipos fijos a un esquema transversal donde los profesionales se asignan a proyectos según disponibilidad y skills.
Sin visibilidad de capacidad en tiempo real
- No había sistema unificado para gestionar la capacidad a nivel global
- Los DCAPSs trabajaban con Excel manuales para planificar asignaciones
- Coordinación compleja entre Europa, LATAM y EUA con lógicas propias
Conciliación costosa y sin granularidad
- Tres bases de datos distintas — conciliarlas tomaba dos días completos de trabajo
- Sin granularidad para identificar desvíos a tiempo
- Directores medidos por EBITDA sin visibilidad de rentabilidad en tiempo real
Sistema de imputación que frenaba la operación
- Horas cargadas en SAP, descrito por los propios usuarios como poco amigable
- Los líderes no veían las horas imputadas hasta el cierre de mes (días 2 y 3)
- La doble imputación generaba retrabajos constantes y desconfianza en los datos
Integración tecnológica como condición no negociable
- SAP como ERP global y Salesforce como CRM — debían conectarse
- Sin integración con SAP, la adopción a escala global era inviable
- Un dealbreaker identificado desde el primer día de conversación
La solución
COR como sistema nervioso
operativo de LLYC
La implementación fue gradual y estratégica: comenzó con Capacity Planning y evolucionó hacia una plataforma integral de gestión operativa.
Capacity Planning
El núcleo de la solución
- Sistema de reserva unificado para todos los DCAPSs de Europa, LATAM y EUA
- Dashboards actualizados cada 15 minutos: disponibilidad, capacidad y proyecciones
- Módulo de recurrencia que automatiza la asignación mensual
- Integración con SuccessFactors: licencias, vacaciones y feriados por país
Integración Salesforce ↔ SAP
Trazabilidad total del proyecto
- Proyectos ganados en Salesforce se crean automáticamente en COR
- El Work Order de SAP se vincula para trazabilidad completa
- Las horas de COR se sincronizan automáticamente a SAP cada viernes
- Fin de la doble imputación — un solo sistema de registro
Time Tracking
COR como única fuente de verdad
- Desde enero 2026: toda la operación global carga horas en COR (no en SAP)
- Cruce en tiempo real: horas reservadas vs. horas reportadas
- Google Calendar automatiza hasta el 80% de la carga de horas
- Gestión de desvíos antes del cierre de mes — no después
Project Management
Expansión en curso
- Zeus (Valencia, adquirida 2025) migró a COR para proyectos y time tracking
- Lambert (USA, adquirida 2024) opera con Rate Cards en COR integradas a SAP
- Reemplazando herramientas anteriores en múltiples operaciones
- Un estándar operativo para todas las adquisiciones futuras
Resultados
Casi dos años de implementación.
Resultados que se miden en EBITDA.
15 min
Actualización de dashboards
Los DCAPSs pasaron de Excel manuales a dashboards en tiempo real. Luis González y Jonathan Liege cerraron 2025 alcanzando sus objetivos por primera vez.
2 días
De conciliación eliminados
El cruce de horas reservadas vs. reportadas en COR eliminó el proceso manual que bloqueaba a los directores cada cierre de mes.
1 solo
Sistema de imputación
La integración COR-SAP reemplazó la carga manual. Las horas se sincronizan automáticamente cada viernes, sin retrabajos ni errores.
+1.200
Usuarios en el nuevo modelo
COR fue la tecnología habilitadora del cambio cultural más importante de LLYC: la migración a un modelo transversal de asignación de talento.
15+ países
Un solo estándar operativo
Lambert (EUA) y Zeus (Valencia) se incorporaron a COR como estándar de las adquisiciones, sin herramientas fragmentadas.
80%
Carga de horas automatizada
La integración con Google Calendar automatiza la mayor parte del time tracking, reduciendo fricción y aumentando la adopción.
Voces del cliente
Lo que dice el equipo de LLYC
"COR les dio la tecnología para implementar el nuevo modelo de trabajo de manera eficaz, con mejor visibilidad y terminar de consolidar este nuevo modelo. Ahora tienen por delante el desafío de Project Management."
— Luis González · LLYC, 2025
"El piloto con el equipo de Luis resultó muy positivo. La percepción de COR para la carga de horas es superior a SAP."
— Jonathan Liege · LLYC, 2025
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Lo que LLYC logró en dos años — desde Excel hasta Capacity Planning global — lo podés empezar a construir hoy.