Em uma consultoria, a margem de um projeto está em jogo duas vezes: quando ele é orçado e quando é executado. A maioria das firmas concentra a atenção na segunda etapa. Porém, muitos dos desvios que aparecem na execução nasceram antes, em um orçamento montado com suposições em vez de dados.
Orçar com a memória, não com registros
Quando um sócio ou gerente monta uma proposta, costuma estimar as horas com base na própria experiência: “um diagnóstico assim leva seis semanas”, “com dois consultores seniores dá conta”. Essa intuição tem valor, mas não distingue quanto tempo cada etapa leva nem incorpora o que realmente aconteceu em projetos parecidos.
E o que acontece quase sempre é parecido. Há reuniões que não estavam previstas, retrabalho por mudanças de escopo e horas seniores que acabam em coordenação em vez de em delivery. Nada disso aparece na proposta.
O resultado é conhecido. O projeto é vendido a um preço razoável e, no meio do caminho, as horas consumidas superam o orçado. Com o preço fechado, cada hora extra sai diretamente da margem.
Planejado vs. executado: a comparação que quase ninguém faz
A forma mais simples de melhorar um orçamento é olhar para trás e comparar as horas orçadas com as executadas em projetos já encerrados. Feita de forma sistemática, essa comparação mostra:
- quais etapas são subestimadas repetidamente;
- quais clientes consomem mais horas do que os demais;
- quais perfis acabam fazendo o trabalho que, na proposta, foi atribuído a outros.
Para isso, o registro precisa estar detalhado por projeto, etapa e função. Um total mensal por consultor não é suficiente.
O impacto segundo o modelo de cobrança
- Pagamento por marcos: se uma etapa é subestimada, o marco atrasa e o recebimento também. O desvio afeta a margem e o fluxo de caixa.
- Preço fixo por um período: cada hora acima do estimado é margem perdida, sem possibilidade de repassá-la ao cliente.
- Fee mensal em projetos longos: o desvio se acumula em silêncio. Um controle mensal do tempo restante em relação ao que foi vendido permite detectá-lo a tempo e, se for o caso, renegociar o escopo com base em dados.
Do dado à proposta
A PCG Latam Consulting, uma consultoria estratégica com projetos em 16 países, passou por essa mudança. Ao ver quanto tempo cada etapa e cada tipo de tarefa realmente consomem, a empresa começou a estimar com mais precisão e a acompanhar cada estimativa com o custo real dos perfis. Nos projetos mais padronizados, saber com antecedência quais consultores estavam disponíveis resultou em propostas melhores e prazos mais realistas.
““O que mudou foi a agilidade na tomada de decisões baseada em dados.” — Katherine Mardini, Gerente Regional de Administração e Finanças, PCG Latam Consulting
Não é preciso começar com um sistema perfeito. Basta seguir três passos:
- Registrar horas por projeto e por macroetapa.
- Comparar o orçado com o executado ao encerrar cada projeto.
- Usar esse histórico como ponto de partida para o próximo orçamento.
Com o tempo, o objetivo deixa de ser vender o projeto e passa a ser vendê-lo sem desvios.
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